Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.) w zw. z art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) oraz art. 6 ust. 1 i art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 str. 2), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani M. O., zam. w W. przy ul. [...], na przetwarzanie jej danych osobowych przez Spółdzielnię B. – M. „M.” z siedzibą w W. przy [...]  - Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

odmawia uwzględnienia wniosku.

UZASADNIENIE

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie Urzędu Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pani M. O., zam. w W. przy ul.[...], zwaną dalej również Skarżącą, na przetwarzanie jej danych osobowych przez Spółdzielnię B. – M. „M.” z siedzibą w W. przy [...], zwaną dalej również Spółdzielnią.

Skarżąca wskazała, że Spółdzielnia przetwarza jej dane osobowe w związku z zawarciem i dla potrzeb realizacji „Umowy Kupna – Sprzedaży nieruchomości położonej przy ul. [...] (…)”, a także w związku z tym, że Spółdzielnia cyt.: „(…) jest stroną pozwaną w prowadzonym obecnie przez „Wspólnotę Mieszkaniową K.” postępowaniu cywilnym. Do akt sprawy {sądowej} Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej (…) dołączył dowody w postaci m.in. Umowy Cesji zawartej ze Wspólnotą (…)”. Jak wskazała Skarżąca cyt.: „(…) Nigdy (…) nie upoważniałam/em tego Podmiotu do wykorzystywania moich danych w innym celu, jak tylko na potrzeby realizacji wspomnianej umowy kupna – sprzedaży lokalu nr (…) w nieruchomości położonej w W. przy ul.[...]  (…)”. Ponadto Skarżąca wskazała, iż otrzymała od Spółdzielni adresowaną do niej imiennie korespondencję z dnia […] października 2017 r. o charakterze marketingowym, w treści której cyt.: „(…) Spółdzielnia namawia mnie do podjęcia decyzji o zmianie sposobu zarządzania nieruchomością wspólną położoną przy ul. [...] na Zarząd Powierzony. Nadmienię, że nieruchomość ta jest obecnie zarządzana przez Zarząd Właścicielski, a umowa o zarządzanie została Spółdzielni wypowiedziana w 2010 roku (…)”.

W sformułowanym żądaniu skierowanym do Prezesa Urzędu Skarżąca wskazała, iż cyt.: „(…) wnoszę o nakazanie Spółdzielni M. – B. M. (…) usunięcie uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych poprzez: 1) zaprzestanie przetwarzania moich danych osobowych w innym celu niż wyraziłam/em na to zgodę; usunięcia moich danych osobowych z baz danych (…) M. używanych w celach marketingowych czy handlowych jak i wszystkich innych co do przetwarzania moich danych osobowych zgody nie wyraziłam/em (…)”. W przesłanym do tutejszego urzędu piśmie z dnia […] lutego 2019 r. Skarżąca wskazała, iż cyt.:   „(…) Obecnie nie otrzymuję żadnej imiennej korespondencji z (…) M. Jednocześnie wyjaśniam, iż moich danych osobowych, jak również innych właścicieli mieszkań (także tych, którzy nabyli mieszkania na rynku wtórnym) (…) M. wcześniej nie znała. Zostały one przekazane do Sądu Okręgowego w dokumentach (np. umowy cesji), a dokumenty te otrzymała (…) M. od sądu (…)”.

Na podstawie materiału dowodowego zgromadzonego w przedmiotowej sprawie ustalono następujący jej stan faktyczny.

1. Skarżąca w 2009 roku podpisała umowę kupna – sprzedaży nieruchomości położonej przy ul. [...] ze Spółdzielnią B. M. „M.”. Ponadto, w dniu […] maja 2015 r. Skarżąca zawarła ze Wspólnotą Mieszkaniową w W. przy ul. [...] umowę cesji, z której wynika, iż jest ona właścicielką lokalu mieszkalnego nr (…) na podstawie umowy darowizny – aktu notarialnego (nr …) z dnia […] kwietnia 2011 r.
2. Jak wskazała Spółdzielnia w nadesłanych w dniu (…) stycznia 2019 r. (znak: …) wyjaśnieniach cyt.:” (…) Spółdzielnia nie przetwarza w żaden sposób danych Pani M. O., a pismo w sprawie zarządu nieruchomością wspólną zostało skierowane do właścicieli lokali w budynku K. w związku z toczącym się postępowaniem sądowym. Dane Skarżącej (…) zostały pobrane z księgi wieczystej nr (…) prowadzonej dla lokalu nr (…) oraz z akt postępowania sądowego (…)”.
3. W uzupełnieniu wyjaśnień Spółdzielnia pismem z dnia (…) lutego 2019 r. (znak: …) wskazała cyt.: ”(…) Spółdzielnia dysponuje wyłącznie danymi Skarżącej zawartymi w umowie cesji z dnia (…).05.2015 r. (…) pomiędzy Skarżącą a Wspólnotą mieszkaniową K., którą Spółdzielnia otrzymała w związku z toczącym się postępowaniem o sygn. akt (…), przed Sądem Okręgowym (…) Wydział Cywilny w W. (…) pismo w sprawie zarządu nieruchomością wspólną zostało skierowane do właścicieli lokali w budynku K. w związku z toczącym się postępowaniem, gdyż w ocenie Spółdzielni roszczenia objęte pozwem wynikały m. in. z niewłaściwej eksploatacji budynku K.”.
4. W skierowanym do Skarżącej piśmie z dnia (…) października 2017 r., znak: (…), Spółdzielnia powołując się na umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego oraz dotychczasowy przebieg zarządu nieruchomością wspólną wystosowała do Skarżącej ofertę o charakterze marketingowym wraz z ankietą.
5. Wspólnota Mieszkaniowa przy ul.[...]  w W., zwana dalej również Wspólnotą Mieszkaniową, skierowała do Sądu Okręgowego w W. (…) Wydziału Cywilnego „Pozew o zapłatę w postępowaniu upominawczym” przeciwko Spółdzielni. Do wskazanego pozwu załączono dokumentację dotyczącą relacji pomiędzy Wspólnotą Mieszkaniową a Spółdzielnią, służącą uzasadnieniu roszczenia i obejmującą w szczególności dane osobowe Skarżącej, jako członka Wspólnoty Mieszkaniowej. Wobec powyższego Spółdzielnia przetwarza dane osobowe Skarżącej dla celów związanych z ww. postępowaniem sądowym i w zakresie, w jakim dane te zostały utrwalone w aktach tego postępowania (sygn. akt: …).
6. Aktualnie Spółdzielnia przetwarza dane osobowe Skarżącej wyłącznie dla potrzeb związanych z postępowaniem sądowym. W piśmie z dnia (…) lutego 2019 r. (znak: …) Spółdzielnia wskazała, iż cyt.: „(…) Dane te nie są obecnie przetwarzane w żaden inny sposób w tym również nie są przetwarzane w celach marketingowych. Po prawomocnym zakończeniu przedmiotowego postępowania sądowego dane nabywców lokali zostaną wykreślone ze zbioru kontrahentów Spółdzielni. Kopia umowy cesji została przesłana do Spółdzielni przez sąd prowadzący postępowanie wraz z odpisem pozwu”. Skarżąca w korespondencji z dnia (…) lutego 2019 r. wskazała, iż cyt.: „(…) Obecnie nie otrzymuję żadnej imiennej korespondencji z (…) M. Jednocześnie wyjaśniam, że moich danych osobowych, jak również innych właścicieli mieszkań (także tych którzy nabyli mieszkania na rynku wtórnym) (…) M. wcześniej nie znała. Zostały one przekazane do Sądu Okręgowego w dokumentach (np. umowie cesji), a dokumenty te otrzymała (…) M. od sądu (…)”.

Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Na wstępie wskazać należy, iż z dniem 25 maja 2018 r., wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.), Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r.
poz. 2096 ze zm.), zwanej dalej Kpa. Wszelkie czynności podjęte przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne (art. 160 ust. 1 – 3 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych).

Podkreślić należy, że w myśl obowiązujących przepisów przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy administrator danych legitymuje się co najmniej jedną z określonych w art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 str. 2), dalej jako RODO, materialnych przesłanek przetwarzania danych osobowych. Według ww. przepisu przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie, gdy zostanie spełniony jeden z wymienionych warunków: a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej; e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Stosownie do art. 57 ust. 1 RODO, bez uszczerbku dla innych zadań określonych na mocy niniejszego rozporządzenia każdy organ nadzorczy na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie niniejszego rozporządzenia (lit. a) oraz rozpatruje skargi wniesione przez osobę, której dane dotyczą, lub przez podmiot, organizację lub zrzeszenie zgodnie z art. 80, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań, w szczególności jeżeli niezbędne jest dalsze prowadzenie postępowań lub koordynacja działań z innym organem nadzorczym (lit. f).

W świetle przyjętych ustaleń faktycznych w niniejszej sprawie bezspornym jest, że Spółdzielnia przesłała do Skarżącej korespondencję z dnia (…) października 2017 r., w ramach której oferowała jej swoje usługi w obszarze zarządu nieruchomością wspólną. Z uwagi na imienny charakter ww. przesyłki, działanie to bez wątpienia wiązało się z przetwarzaniem danych osobowych Skarżącej w zakresie jej imienia, nazwiska oraz adresu zamieszkania. Nie wypełniało ono jednakże żadnej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO. Jak wynika z akt niniejszego postępowania Skarżąca w dniu (…) maja 2015 r. zawarła ze Wspólnotą Mieszkaniową umowę cesji, z której wynika, iż wobec umowy darowizny z dnia (…) kwietnia 2011 r. została właścicielką lokalu mieszkalnego nr (…) położonego w W. przy ul. [...] Ponadto Skarżąca nie wyraziła zgody na przesyłanie przez Spółdzielnię ofert w formie korespondencji imiennej. Również powołany przez Spółdzielnię argument, iż przedmiotowe pismo, mające charakter marketingowy, zostało przesłane cyt.: „(…) w związku z toczącym się postępowaniem sądowym, gdyż w ocenie Spółdzielni roszczenia objęte pozwem wynikały m. in. z niewłaściwej eksploatacji budynku K.” nie znajduje odzwierciedlenia w zebranym materiale dowodowym. Oferta z dnia (…) października 2017 r. nie nawiązywała do pozwu o zapłatę w postępowaniu upominawczym, albowiem treść ww. pisma ma charakter wyłącznie marketingowy, odnosi się do oferty technicznej budynku i sprawowania nad nim zarządu. Brak jest zatem podstaw do uznania, iż Spółdzielnia wysyłając ofertę marketingową do Skarżącej działała w granicach prawa. Spółdzielnia nie wykazała również, by przesłanie do Skarżącej pismo z dnia (…) października 2017 r. było niezbędne do wykonania innej umowy, której stroną jest Skarżąca i Spółdzielnia, czy też, by było niezbędne do wypełnienia przez Spółdzielnię jakiegokolwiek spoczywającego na niej obowiązku prawnego, wobec konieczności wykonania przez nią zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania powierzonej jej władzy publicznej. Kwestionowane wykorzystanie danych osobowych Skarżącej dla potrzeb skierowania do niej oferty z (…) października 2017 r. nie może być również uznane za niezbędne w kontekście prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółdzielnię lub przez stronę trzecią, a nadrzędnych wobec podstawowych praw i wolności Skarżącej, wymagających ochrony jej danych osobowych. Zatem brak jest podstaw prawnych do uznania, iż Spółdzielnia kierując pismo o charakterze marketingowym do Skarżącej wypełniła jakąkolwiek przesłankę legalizującą proces przetwarzania jej danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO.

W tym miejscu wskazać należy, że Prezes Urzędu wydając decyzję administracyjną zobowiązany jest do rozstrzygania w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Jak podnosi doktryna cyt.: „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…). Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjno-prawnych, gdy stosunki te tego wymagają” (Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012). Również w wyroku z dnia 7 maja 2008 r. w sprawie o sygn. akt I OSK 761/07, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, iż cyt.: „badając bowiem legalność przetwarzania danych osobowych, GIODO ma obowiązek ustalenia, czy na datę wydawania rozstrzygnięcia w sprawie dane konkretnego podmiotu są przetwarzane oraz czy czynione to jest w sposób zgodny z prawem”. Wobec powyższego wskazać należy, iż w chwili obecnej Spółdzielnia nie przetwarza danych osobowych Skarżącej w kwestionowany przez nią w skardze sposób. Aktualnie Spółdzielnia przetwarza dane osobowe Skarżącej wyłącznie dla celów związanych z trwającym postępowaniem sądowym z powództwa wytoczonego jej przez Wspólnotę Mieszkaniową. Ponadto Spółdzielnia nie przetwarza danych osobowych Skarżącej w żadnym innym celu, w szczególności w celach marketingowych.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 Kpa od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.