Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257, z późn. zm.), dalej: Kpa, w zw. z art. 5 ust. 1 lit. c, art. 6 ust.1 lit. c) i e) oraz art. 57 ust. 1 lit. a) i f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm., dalej RODO, po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani D.O. zam. w G. oraz Pana B.O. zam. w G. na przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie numerów PESEL przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w B., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

odmawia uwzględnienia wniosku.

Uzasadnienie

Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani D. O., zam. w G., dalej jako Skarżąca oraz Pana B. O., zam. w G., dalej jako Skarżący na przetwarzanie ich danych osobowych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w B., dalej jako PINB. Jak wskazano w skardze, cyt.: „zawiadamiam, że dnia […] 04.2018 roku została złamana ochrona danych osobowych, tj. ujawnienie nr PESEL bez naszej zgody przez PINB w B. (...). Zostaliśmy zobowiązani do przedstawienia dowodów osobistych z których Pan Inspektor K. spisał nasze dane osobowe. Następnie w kwietniu dane te zostały ujawnione w piśmie (decyzji administracyjnej - przyp. PUODO) z dnia […] 04.2018 roku, a pismo to zostało rozesłane do 7 osób (...). Wyjaśniam, że nie zostaliśmy poinformowani o sposobie przetwarzania tych danych i nie wyraziliśmy zgody na ich ujawnienie”.

W toku przeprowadzonego w sprawie postępowania wyjaśniającego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił następujące okoliczności faktyczne:

1. PINB prowadził postępowanie administracyjne w sprawie legalności dobudowy dodatkowej części budynku i wykonanie otworu okiennego w budynku gospodarczym na działce nr ewid. […] w W. (znak sprawy PINB.[…]).

2. Numery PESEL Skarżącej i Skarżącego PINB pozyskał w trakcie postępowania administracyjnego, tj: „od Pani D.O. a podczas przeprowadzonej rozprawy w dniu […] 03.2018 r. w siedzibie PINB w B. z okazanego dowodu osobistego(sporządzono jedynie protokół z rozprawy w którym zamieszczono jedynie imię nazwisko i nr PESEL), natomiast „od Pana B. O. podczas przeprowadzanej rozprawy w dniu […]03.2018 r. w siedzibie PINB w B. z okazanego dowodu osobistego (sporządzono jedynie protokół z rozprawy w którym zamieszczono jedynie imię nazwisko i nr PESEL) oraz z dowodu osobistego podczas oględzin w dniu […]05.2017 r. na działce ewid. […] w W. (sporządzono jedynie protokół z rozprawy w którym zamieszczono jedynie imię nazwisko i nr PESEL).

3. Postępowanie administracyjne zostało zakończone wydaniem decyzji administracyjnej z […] kwietnia 2018 r., znak sprawy PINB.[…], w której PINB „nakazuje Pani D. O. (PESEL […]) i Panu B. O. (PESEL […]) rozbiórkę ganku o wymiarach 2,95m x 2,85m i wysokości 4,0m położonego na działce nr ewid. […] od strony działki nr ewid. […] w miejscowości W.”. PINB w piśmie z dnia […] września 2018 r. skierowanym do Prezesa UODO wyraził stanowisko organu, iż numery PESEL zamieszczone w decyzji PINB […] z dnia […] kwietnia 2018 r. zamieszczone zostały na podstawie art. 107 § 1 Kpa (decyzja zawiera m.in. oznaczenie strony lub stron) oraz w związku z przepisem szczególnym art. 3 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu administracyjnym w administracji (Dz. U. z 2018 r. poz. 1314, z późn. zm.). Zgodnie z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu administracyjnym w administracji tytuł wykonawczy zawiera wskazanie imienia i nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także NIP lub numeru PESEL, jeżeli zobowiązany taki numer posiada.

4. Decyzja PINB z dnia […] kwietnia 2018 r. została na podstawie art. 109 § 1 Kpa doręczona stronom postępowania administracyjnego (z czego przedmiotową decyzję odebrało 5 stron postępowania) oraz na podstawie art. 84 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1944 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202, z późn. zm.) - organowi administracji architektoniczno-budowlanej.

5. W dodatkowych wyjaśnieniach z […] października 2018 r. PINB wskazał na konieczność wystawienia tytułu wykonawczego (ze względu na niewykonanie zobowiązania wynikającego z decyzji z […] kwietnia 2018 r.) z dniem […] października 2018 r.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przedmiotem niniejszego postępowania administracyjnego jest udostępnienie numerów PESEL Skarżących w decyzji administracyjnej z dnia […] kwietnia 2018 r. wydanej przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w B.

Podkreślić należy, że w myśl obowiązujących przepisów przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy administrator legitymuje się co najmniej jedną z określonych w art. 6 ust. 1 RODO materialnych przesłanek przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem. Zgodnie z brzmieniem art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie, gdy zostanie spełniony jeden z wymienionych warunków: a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej; e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) wskazać należy, że w myśl art. 80 ust. 2 pkt 1 Prawa budowlanego zadania nadzoru budowlanego wykonują, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, następujące organy: powiatowy inspektor nadzoru budowlanego. Natomiast zgodnie z art. 81 ust. 1 pkt 2 Prawa budowlanego do podstawowych obowiązków organów administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego należy wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych ustawą. Zgodnie z art. 49 b ust. 1 Prawa budowlanego „organ nadzoru budowlanego nakazuje, z zastrzeżeniem ust. 2, w drodze decyzji, rozbiórkę obiektu budowlanego lub jego części, będącego w budowie albo wybudowanego bez wymaganego zgłoszenia bądź pomimo wniesienia sprzeciwu przez organ administracji architektoniczno-budowlanej. Powyższe przepisy stanowią przesłankę legalizującą proces przetwarzania danych w zakresie wydania przez PINB decyzji administracyjnej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) i f) RODO.

W zw. z art. 6 ust. 1 lit. c) i e) wskazać należy, że w myśl art. 107 § 1 Kpa elementem obligatoryjnym decyzji administracyjnej jest m.in. oznaczenie strony lub stron postępowania (pkt 3). Z ww. przepisu nie wynika, aby elementem obligatoryjnym oznaczenia strony było podanie numeru PESEL. W postępowaniu administracyjnym imię, nazwisko oraz adres stanowią dane identyfikujące osobę fizyczną. Inne dane mogą być podawane tylko wówczas, gdy wynika to wprost z przepisu prawa, np. art. 126 § 2 pkt 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, z późn. zm.).

Dodatkowo zauważyć należy, że oznaczenie strony lub stron postępowania powinno być zgodne z zasadą minimalizacji przewidzianą w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO, zgodnie z którą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, a administrator - w tym wypadku PINB - jest odpowiedzialny za przestrzeganie ww. przepisu i musi być w stanie wykazać jego przestrzeganie zgodnie z zasadą rozliczalności (ust. 2). Zasada ta wprowadza ilościowe ograniczenie zbierania i dalszego przetwarzania danych osobowych, w myśl której dane muszą być odpowiednie i stosowne do osiągnięcia celu ich zebrania, ale jednocześnie nie mogą być nadmierne w stosunku do zamierzonego celu. Tym samym przetwarzanie danych w zakresie zbędnym oznacza naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Z tego względu przetwarzanie danych, które potencjalnie w przyszłości mogą być użyteczne, nie jest dopuszczalne.

W związku z powyższym nie ma podstaw, aby strony były oznaczone za pomocą numeru PESEL. Oznaczenie strony lub stron w decyzji administracyjnej powinno zawierać tylko te dane, które są niezbędne do wypełnienia obowiązku wynikającego z art. 107 § 1 Kpa, a więc do osiągnięcia celu jakim jest wydanie decyzji administracyjnej. Oznaczenie strony w celu wydania decyzji administracyjnej z podaniem jej numeru PESEL jest niecelowe, zbędne dla realizacji pierwotnego celu przetwarzania, nie uzasadnia podania innych danych służących oznaczeniu strony niż imię, nazwisko i miejsce zamieszkania.

Dopiero niewykonanie zobowiązania wynikającego z decyzji administracyjnej rozpoczyna bieg nowej procedury, zgodnie z przepisami o egzekucji administracyjnej w administracji. Zgodnie bowiem z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2018 r. poz. 1314, z późn. zm.) tytuł wykonawczy powinien zawierać m.in. wskazanie imienia, nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także NIP lub numeru PESEL, jeżeli zobowiązany taki numer posiada. Niniejszy przepis jest przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do danych zawartych w wystawionym tytule wykonawczym, co jest zgodne z ww. zasadą minimalizacji. Ww. przepis wskazuje wprost, jakie elementy musi zawierać tytuł wykonawczy. Dopiero niewykonanie zobowiązania nałożonego decyzją administracyjną z dnia […] kwietnia 2018 r. wydaną przez PINB skutkowało koniecznością wystawienia tytułu wykonawczego z dniem […] października 2018 r.

W nawiązaniu do powyższego należy wskazać, że w wydanej przez PINB decyzji administracyjnej z dnia […] kwietnia 2018 r. wskazywanie numerów PESEL Skarżącej i Skarżącego było nieprawidłowe w odniesieniu do sposobu oznaczenia stron na podstawie art. 107 § 1 Kpa. Podanie numerów PESEL w decyzji administracyjnej nie ma uzasadnienia w przepisach obowiązującego prawa, a więc stanowi nadmierne przetwarzanie danych osobowych. Niezgodne jest również z zasadą minimalizacji określoną w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO. Bezspornym jest fakt, że sytuacja będąca przedmiotem skargi miała charakter nieodwracalny, a przedmiotowa decyzja administracyjna zawierająca te dane została wysłana 7 stronom postępowania, z czego decyzję odebrało 5 stron postępowania. W związku z powyższym organ nadzorczy nie może ingerować w treść wydanej przez PINB decyzji administracyjnej, a co za tym idzie - mimo stwierdzonego naruszenia - nie może nakazać usunięcia z decyzji numerów PESEL Skarżącej i Skarżącego ze względu brak właściwości i kompetencji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w tym zakresie. Jednakże mając na względzie powyższe Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wystąpił do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w B. o podjęcie stosownych działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w przyszłości.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 i poz. 1669) w związku z art. 13 § 2, art. 53 § 1 i art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r. poz. 1302, z późn. zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.