Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.), art. 7 ust. 1 i 2, art. 60 oraz art. 102 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), a także art. 57 ust. 1 lit. a) i h), art. 58 ust. 2 lit. e) oraz lit. i), art. 83 ust. 1 - 2 i art. 83 ust. 4 lit. a) w związku z art. 33 ust. 1 oraz art. 34 ust. 1, 2 i 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 r., str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021 r., str. 35), zwanego dalej również „rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych przez Prokuraturę Rejonową w G. z siedzibą w G. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez Prokuraturę Rejonową w G. z siedzibą w G. przy ul. (…) przepisów:
a) art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, polegające na niezgłoszeniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia,
b) art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, polegające na niezawiadomieniu o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki osób, których dane dotyczą,
1) nakłada na Prokuraturę Rejonową w G. z siedzibą w G. przy ul. (…) administracyjną karę pieniężną w wysokości 20 000 złotych (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych),
2) nakazuje zawiadomienie osób, których dane zawarte są w udostępnionych w dniu (…) listopada 2020 r. aktach postępowania przygotowawczego sygn. (…), o naruszeniu ochrony ich danych osobowych w celu przekazania im informacji wymaganych zgodnie z art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, tj.:
a) opisu charakteru naruszenia ochrony danych osobowych;
b) imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych inspektora ochrony danych lub oznaczenia innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
c) opisu możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych;
d) opisu środków zastosowanych lub proponowanych przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu - w tym środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków, w terminie 3 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji.

Uzasadnienie

W dniu (…) marca 2021 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej również ,,Prezesem UODO”, wpłynęła informacja wskazująca na możliwość wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych w Prokuraturze Rejonowej w G. z siedzibą w G. przy ul. (…), zwanej dalej także Administratorem, polegającego na przekazaniu w dniu (…) listopada 2020 r. lokalnemu dziennikarzowi przez Administratora, w ramach odpowiedzi na wniosek z (…) listopada 2020 r. złożony w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902), dokumentacji z zakończonego postępowania przygotowawczego o sygnaturze (…)  w postaci:
1. Zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z (…) października 2018 r. wraz z załącznikami (w tym kwestionariuszem rodzinnego wywiadu środowiskowego).
2. Notatki urzędowej prokuratora z (…) października 2018 r.
3. Postanowienia z (…) października 2018 r. o umorzeniu śledztwa.
4. Zażalenia z (…) listopada 2018 r. na postanowienie prokuratora Prokuratury Rejonowej w G. o umorzeniu śledztwa.
5. Protokołu posiedzenia Sądu Rejonowego w G. z dnia (…) lutego 2019 r. w przedmiocie rozpoznania zażalenia na postanowienie o odmowie wszczęcia dochodzenia.
6. Postanowienia Sądu Rejonowego w G. z (…) lutego 2019 r. o nieuwzględnieniu zażalenia.

Jedną z osób dotkniętych naruszeniem jest X.Y.– Wójt Gminy Ł., wybrany na tą funkcję w wyborach samorządowych w 2018 r.  (w aktach postępowania przygotowawczego, udostępnionych lokalnemu dziennikarzowi, wskazywana jest poprzednia jego funkcja, tj. radnego Gminy Ł.).  Wskutek zaistniałego naruszenia udostępnione zostały jego dane osobowe w postaci imienia i nazwiska, serii i numeru dowodu osobistego, numeru PESEL, adresu zamieszkania, numeru telefonu, informacji o wynagrodzeniu, płci, stanie cywilnym, stopniu pokrewieństwa oraz miejscu zatrudnienia. Oprócz danych ww. osoby udostępnione również zostały dane osobowe jego żony w zakresie jej imienia i nazwiska, daty urodzenia, płci, stanu cywilnego, stopnia pokrewieństwa, numeru PESEL, informacji o wynagrodzeniu oraz miejscu zatrudnienia. Ponadto, udostępniono informacje na temat małoletniego dziecka w zakresie imienia i nazwiska, daty urodzenia, płci, stanu cywilnego, stopnia pokrewieństwa, numeru PESEL,  informacji o miejscu nauki oraz danych dotyczących zdrowia w postaci (…). Zakres danych udostępnionych w odpowiedzi na ww. wniosek dotyczył także zarzucanych radnemu czynów, tj. podejrzenia popełnienia przestępstwa polegającego na złożeniu w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ł. nieprawdziwego oświadczenia o jego zarobkach i zarobkach jego żony w związku z toczącym się postępowaniem w sprawie ustalenia opłaty za pobyt jego syna w (…). Dokumenty udostępnione w ramach odpowiedzi na wniosek o udzielenie informacji publicznej nie zostały zanonimizowane. Dziennikarz ten, niezwłocznie po otrzymaniu od Administratora kopii ww. dokumentów  z akt postępowania przygotowawczego sygn.(…), opublikował je – anonimizując wcześniej dane osobowe – w lokalnym serwisie internetowym pod adresem (…). W związku z powyższym, pismem z dnia (…) lipca 2021 r., Prezes UODO zwrócił się do Administratora o udzielenie informacji, czy w związku z ww. zdarzeniem dokonana została analiza pod kątem ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych niezbędna do oceny, czy doszło do naruszenia ochrony danych skutkującego koniecznością zawiadomienia organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą.

W odpowiedzi, w piśmie z dnia (…) sierpnia 2021 r. Administrator poinformował Prezesa UODO między innymi, że: „(…)[W] odpowiedzi na pismo Z.Z. przekazano mu skany niektórych dokumentów z akt, z tym, iż istotnie nie dokonano ich anonimizacji. Informacje te przekazano tylko jednej osobie. Następnie Z.Z. złożył do Prokuratury zawiadomienie o przestępstwie dot. nieuprawnionego ujawnienia niektórych danych osobowych Wójta Gminy Ł. przez zaniechanie anonimizacji tych danych. Na podstawie decyzji Prokuratura Okręgowego w N. postępowanie w tej sprawie prowadziła Prokuratura Rejonowa w Z., pod. Sygn. (…). Postępowanie to, prowadzone pod kątem popełnienia czynu z art. 231 § 1 k.k., zakończyło się decyzją z dnia (…).I.2021r. o odmowie wszczęcia śledztwa. Z uzyskanych informacji wynika, iż decyzja jest prawomocna, gdyż X.Y. nie złożył zażalenia” oraz  „w tut. Prokuraturze rozważano, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, skutkującego koniecznością zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz osób, których incydent dotyczył. Uznano, że konieczność taka nie zachodziła”.

Prezes UODO nie przychylił się do ww. stanowiska i w związku z tym, działając na podstawie art. 61 § 1 i 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 ze zm.), zwanej dalej również „Kpa”, w związku z art. 58 ust. 2 lit. e) rozporządzenia 2016/679, pismem z dnia (…) września 2022 r. wszczął z urzędu wobec Prokuratury Rejonowej w G. postępowanie administracyjne w sprawie braku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych Prezesowi UODO oraz braku zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych osobowych osób, których dotyczyło naruszenie. Jednocześnie Prezes UODO zwrócił się do Administratora o wskazanie:
1) czy w związku z zaistniałą sytuacją dokonana została analiza zdarzenia pod kątem ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych niezbędna do oceny, czy doszło do naruszenia ochrony danych skutkującego koniecznością zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz osób, których dotyczy naruszenie, jeżeli tak to o przekazanie tej analizy, a jeśli nie, to uzasadnienie rezygnacji z jej przeprowadzenia;
2) zakresu danych udostępnionych w wyniku zdarzenia osobie nieuprawnionej oraz liczby osób, których dotyczą te dane;
3) czy osoby, których dotyczyło naruszenie zostały zawiadomione o naruszeniu ich danych osobowych, jeśli tak to przekazanie zanonimizowanego zawiadomienia wraz z podaniem daty jego wysłania oraz wykorzystanego środka komunikacji.

W odpowiedzi na pismo informujące o wszczęciu postępowania administracyjnego, Administrator pismem z dnia (…) października 2022 r. poinformował Prezesa UODO, iż „(…) w sprawie tej tamtejszy Urząd zwracał się już do mnie pismem z (…).VII.2021r. sygn. (…). Udzieliłem wówczas odpowiedzi w piśmie z (…).VIII.2021r. którego kopię przesyłam. Stanowisko w nim zawarte w całości podtrzymuję.” Administrator nie odpowiedział na zadane pytania dotyczące zakresu danych osobowych udostępnionych nieuprawnionej osobie oraz liczby osób, których te dane dotyczą.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Przedmiotem niniejszego postępowania jest naruszenie przez Administratora przepisów art. 33 ust. 1 oraz art. 34 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, w związku z przekazaniem, w ramach odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej, dokumentacji z zakończonego postępowania przygotowawczego o sygnaturze (…), zawierającej niepoddane anonimizacji dane osobowe osób fizycznych. Powyższe działanie nie należy do zadań prokuratury, o których mowa w art. 3 ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. Prawo o prokuraturze (Dz. U. z 2022 poz. 1257 ze zm.), w związku z tym niniejsza sprawa została rozstrzygnięta w oparciu o przepisy rozporządzenia 2016/679, a nie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125 ze zm.).

Zgodnie z art. 4 pkt 12 rozporządzenia 2016/679, „naruszenie ochrony danych osobowych” oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Art. 33 rozporządzenia 2016/679 stanowi, że w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator danych bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu zgodnie zart. 55, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu po upływie 72 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia (ust. 1). Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1, musi co najmniej: a) opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;  b) zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji; c) opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych; d) opisywać środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków (ust. 3).

Z kolei art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 wskazuje, że w sytuacji, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu. Zgodnie z art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, prawidłowe zawiadomienie powinno:
1) jasnym i prostym językiem opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych;
2) zawierać przynajmniej informacje i środki, o których mowa w art. 33 ust. 3 lit. b), c) i d) rozporządzenia 2016/679, tj.:
a. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
b. opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych;
c. opis środków zastosowanych lub proponowanych przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środków  w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych przez administratorów stanowi skuteczne narzędzie przyczyniające się do realnej poprawy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Zgłaszając naruszenie organowi nadzorczemu, administratorzy informują Prezesa UODO, czy w ich ocenie wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą oraz – jeżeli takie ryzyko wystąpiło – czy przekazali stosowne informacje osobom fizycznym, na które naruszenie wywiera wpływ. W uzasadnionych przypadkach mogą również przekazać informacje, że powiadomienie w ich ocenie nie jest konieczne ze względu na spełnienie warunków określonych w art. 34 ust. 3 lit. a) – lit. c) rozporządzenia 2016/679. Prezes UODO dokonuje weryfikacji oceny dokonanej przez administratora i może – jeżeli administrator nie zawiadomił osób, których dane dotyczą – zażądać od niego takiego zawiadomienia. Zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych pozwalają organowi nadzorczemu na właściwą reakcję mogącą ograniczyć skutki takich naruszeń, bowiem administrator ma obowiązek podjęcia skutecznych działań zapewniających ochronę osobom fizycznym i ich danym osobowym, które z jednej strony pozwolą na kontrolę skuteczności dotychczasowych rozwiązań, a z drugiej ocenę modyfikacji i usprawnień służących zapobieżeniu nieprawidłowościom analogicznym do objętych naruszeniem.

W przedmiotowej sprawie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych trzech osób, w związku z przekazaniem przez Administratora, w ramach odpowiedzi na wniosek złożony w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902), niezanonimizowanej dokumentacji z zakończonego postępowania przygotowawczego o sygnaturze (…). Jak bowiem wskazał sam Administrator, lokalnemu dziennikarzowi „przekazano (…) skany niektórych dokumentów z akt, z tym, iż istotnie nie dokonano ich anonimizacji”. Naruszenie objęło swoim zakresem dane osobowe trzech osób (w tym dziecka). Udostępnione dane obejmują w szczególności imię i nazwisko, numer PESEL, datę urodzenia oraz stopień pokrewieństwa, a w przypadku dziecka także dane podlegające szczególnej ochronie na gruncie art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 (dane o stanie zdrowia w postaci (…) i bez wątpienia pozwalają na bardzo łatwą identyfikację tych osób.

Z uwagi na powyższe należy uznać, że wbrew twierdzeniom Administratora doszło w wyniku przedmiotowego zdarzenia do naruszenia poufności danych osób fizycznych ze względu na udostępnienie nieprawidłowo zanonimizowanych dokumentów. O ile Prezes UODO nie kwestionuje samego udostępnienie dokumentacji w trybie dostępu do informacji publicznej, to jednak przy jej udostępnieniu muszą być zachowane zasady również z zakresu ochrony danych osobowych. Podkreślić należy, że rezultatem udostępnienia niezanonimizowanej dokumentacji było ujawnienie danych osobowych zawartych w jej treści osobie nieuprawnionej do ich otrzymania, czego konsekwencją jest powstanie naruszenia ochrony danych osobowych. Jednakże z wyjaśnień Administratora wnioskować należy, iż w związku z odmową wszczęcia śledztwa w tym zakresie przez Prokuraturę Rejonową w Z. uznał on, że nie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator nie przedstawił jednak, pomimo wezwania organu nadzorczego, żadnej analizy w tym zakresie, a tym samym nie udokumentował, że przeprowadził analizę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych objętych przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych, której wynik uprawniałby go do stwierdzenia, że „w tut. Prokuraturze rozważano, czy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, skutkującego koniecznością zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz osób, których incydent dotyczył. Uznano, że konieczność taka nie zachodziła”. Podkreślenia jednocześnie wymaga, że odmowa wszczęcia postępowania nie może stanowić podstawy do przyjęcia, że w związku z ww. zdarzeniem nie doszło do naruszenia ochrony danych osobowych i zastąpić rzetelnie przeprowadzonej analizy ryzyka praw lub wolności osób fizycznych. Ocena dokonana przez Prokuraturę Rejonową w Z. została bowiem oparta na przepisach prawa karnego, gdy tymczasem ocena, czy wystąpiło naruszenie ochrony danych osobowych i czy związane jest ono z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych musi być wykonana na gruncie przepisów rozporządzenia 2016/679.

Należy podkreślić, że oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej powinno się dokonać przez pryzmat osoby zagrożonej, a nie interesów administratora. Jest to szczególnie ważne, jako że w oparciu o zawiadomienie o naruszeniu osoba fizyczna może sama dokonać oceny, czy w jej opinii incydent bezpieczeństwa może powodować dla niej negatywne konsekwencje i podjąć odpowiednie działania zaradcze. Również w oparciu o informacje przekazane przez administratora dotyczące opisu charakteru naruszenia i zastosowanych lub proponowanych środkach w celu zaradzenia naruszeniu, osoba fizyczna może dokonać oceny, czy po zaistniałym naruszeniu administrator danych nadal daje rękojmię należytego przetwarzania jej danych osobowych w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo. Brak zawiadomienia o naruszeniu osoby fizycznej w przypadku wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia jej praw lub wolności pozbawia ją nie tylko możliwości odpowiedniej reakcji na naruszenie, ale również możliwości dokonania samodzielnej oceny naruszenia, które przecież dotyczy jej danych osobowych i może powodować doniosłe konsekwencje dla niej. Natomiast brak zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych pozbawia organ nadzorczy odpowiedniej reakcji na naruszenie, która przejawia się nie tylko w ocenie ryzyka naruszenia dla praw lub wolności osoby fizycznej, ale również w szczególności na weryfikacji, czy administrator zastosował właściwe środki w celu zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania negatywnych skutków dla osób, których dane dotyczą, jak również, czy zastosował odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu zminimalizowania ryzyka ponownego wystąpienia naruszenia.

W stanie faktycznym przedmiotowej sprawy należy stwierdzić, że Administrator nie przeprowadził oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych w związku z zaistniałym naruszeniem ochrony danych osobowych opartej o obiektywne kryteria, a także nie wykazał zgodnie z zasadą rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Jednocześnie, z uwagi na szeroki zakres ujawnionych danych (w tym imienia i nazwiska oraz numeru ewidencyjnego PESEL, a w przypadku dziecka także danych o stanie zdrowia) należy stwierdzić, że wskutek zaistniałego zdarzenia wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jak wskazuje Grupa Robocza Art. 29 w Wytycznych dotyczących zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem 2016/679 (WP250rev.01), zwanych dalej„Wytycznymi WP250”, „Ryzyko to istnieje w przypadku, gdy naruszenie może prowadzić do uszczerbku fizycznego lub szkód majątkowych lub niemajątkowych dla osób, których dane zostały naruszone. Przykłady takich szkód obejmują dyskryminację, kradzież lub sfałszowanie tożsamości, straty finansowe i naruszenie dobrego imienia”[1]. Nadto Grupa Robocza Art. 29 w Wytycznych WP250 wskazała, że administrator oceniając ryzyko dla osób fizycznych będące wynikiem naruszenia powinien uwzględnić konkretne okoliczności naruszenia, w tym wagę potencjalnego wpływu i prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz zaleciła, by w trakcie oceny brać pod uwagę wskazane w tych wytycznych kryteria[2]. W Wytycznych WP250 wyjaśniono również, że podczas oceny ryzyka, które może powstać w wyniku naruszenia, administrator powinien łącznie uwzględnić wagę potencjalnego wpływu na prawa i wolności osób fizycznych i prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Oczywiście ryzyko wzrasta, gdy konsekwencje naruszenia są poważniejsze, jak również wtedy, gdy wzrasta prawdopodobieństwo ich wystąpienia. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości administrator powinien zgłosić naruszenie, nawet jeśli taka ostrożność mogłaby się okazać nadmierna.

Nie ulega wątpliwości, że przywołane w Wytycznych WP250 przykłady szkód, z uwagi na zakres danych objęty niniejszym naruszeniem ochrony danych osobowych, w tym numer ewidencyjny PESEL wraz z imieniem i nazwiskiem oraz adresem zamieszkania, mogą wystąpić w omawianym przypadku.

W tym miejscu wskazać należy, że numer PESEL, czyli jedenastocyfrowy symbol numeryczny, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną, jednoznacznie identyfikuje konkretną osobę fizyczną, a więc jest ściśle powiązany ze sferą prywatną osoby fizycznej i jako taki w konsekwencji podlega również, jako krajowy numer identyfikacyjny, wyjątkowej ochronie na gruncie art. 87 rozporządzenia 2016/679. Z uwagi na to, że nr PESEL jest daną o szczególnym charakterze, to jego ujawnienie nieuprawnionym podmiotom może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (vide:  https://www.bik.pl/poradnik-bik/wyludzenie-kredytu-tak-dzialaja-oszusci - gdzie opisano przypadek, w którym: „Tylko imię, nazwisko i numer PESEL wystarczyły oszustom, by wyłudzić kilkanaście kredytów w sumie na dziesiątki tysięcy złotych. Nic więcej się nie zgadzało: ani numer dowodu osobistego, ani adres zamieszkania”.

Europejska Rada Ochrony Danych Osobowych w Wytycznych 01/2021 w sprawie przykładów dotyczących zgłaszania naruszeń powiadomienia o naruszeniu ochrony danych osobowych danych osobowych , Wersja 2.0, przyjętych w dniu 14 grudnia 2021 r. (zwanych dalej „Wytycznymi 01/2021”), mających na celu uzupełnienie Wytycznych WP250, przedstawiła wspólne doświadczenia organów nadzorczych Europejskiego Obszaru Gospodarczego od momentu wejścia w życie rozporządzenia 2016/2019. W Wytycznych 01/2021 podany został przykład (przykład Wytyczne 01/2021, przypadek nr 14, s. 31), odnoszący się do sytuacji „wysłania pocztą przez pomyłkę wysoce poufnych danych osobowych”. We wspomnianym przypadku doszło do ujawnienia numeru ubezpieczenia społecznego, będącego odpowiednikiem stosowanego w Polsce nr PESEL. W podanym przykładzie jednoznacznie wskazano, że „Liczba osób, których dotyczy naruszenie, jest znaczna, a wykorzystanie numeru ubezpieczenia społecznego, a także innych, bardziej podstawowych danych osobowych, dodatkowo zwiększa ryzyko, które można określić jako wysokie.[3]” 

Europejska Rada Ochrony Danych Osobowych nie ma najmniejszych wątpliwości, że indywidualnie nadany numer jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną powinien podlegać szczególnej ochronie, a jego ujawnienie nieuprawnionym podmiotom może wiązać się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Na fakt, że dane jednoznacznie identyfikujące osobę fizyczną mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności Europejska Rada Ochrony Danych Osobowych wskazuje również w innych przykładach podanych w Wytycznych 01/2021. W  pkt 65 i 66 Wytycznych 01/2021 wskazano: „(…) Naruszone dane pozwalają na jednoznaczną identyfikację osób, których dane dotyczą, i zawierają inne informacje na ich temat (w tym płeć, datę i miejsce urodzenia), ponadto mogą być wykorzystywane przez atakującego do odgadnięcia haseł klientów lub do przeprowadzenia kampanii spear phishingowej skierowanej do klientów banku. Z tych powodów uznano, że naruszenie ochrony danych prawdopodobnie spowoduje wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności wszystkich osób, których dane dotyczą. W związku z tym możliwe jest wystąpienie szkód materialnych (np. strat finansowych) i niematerialnych (np. kradzieży tożsamości lub oszustwa)”. Z kolei w pkt 96 wskazano, że „Podczas oceny ryzyka administrator powinien wziąć pod uwagę potencjalne konsekwencje i negatywne skutki naruszenia dotyczącego poufności. W wyniku naruszenia osoby, których dane dotyczą, mogą paść ofiarą oszustwa dotyczącego tożsamości w związku z danymi dostępnymi na skradzionym urządzeniu, dlatego ryzyko uznaje się za wysokie”.

Podobnych wątpliwości (że ujawnienie numeru PESEL wraz z innymi danymi osobowymi może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych) nie miał również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w  wyroku z dnia 22 września 2021 r., sygn. akt II SA/Wa 791/21, stwierdził, że „Nie ulega wątpliwości, że przywołane w wytycznych przykłady szkód mogą wystąpić w przypadku osób, których dane osobowe – w niektórych przypadkach łącznie z numerem ewidencyjnym Pesel lub serią i nr dowodu osobistego – zostały utrwalone na udostępnionych nagraniach. Nie bez znaczenia dla takiej oceny jest możliwość w oparciu o ujawnione dane identyfikacji osób, których dane zostały objęte naruszeniem.”. Dalej wskazał Sąd w przywołanym orzeczeniu wskazał  - „Dane zostały bowiem udostępnione nieuprawnionym osobom, co oznacza, że nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, a zakres tych danych obejmujących w niektórych przypadkach również numer ewidencyjny PESEL lub serię i nr dowodu osobistego przesądza o tym, że wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.” Nr PESEL służy jako dana identyfikująca każdą osobę i jest powszechnie używany w kontaktach z różnymi instytucjami oraz w obiegu prawnym. Nr PESEL wraz z imieniem  i nazwiskiem w sposób jednoznaczny identyfikuję osobę fizyczną, w sposób pozwalający przypisać negatywne skutki naruszenia (np. kradzież tożsamości, wyłudzenie pożyczki) tej konkretnej osobie.

Rozważając powyższe kwestie należy przywołać również stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wyrażone w wyroku z dnia 1 lipca 2022 r. wydanym w sprawie o sygn. II SA/Wa 4143/21. W uzasadnieniu tego wyroku Sąd stwierdził, iż: „Należy zgodzić się z Prezesem UODO, że utrata poufności numeru PESEL w połączeniu z danymi osobowymi, takimi jak: imię i nazwisko, adres zameldowania, numery rachunków bankowych oraz numer identyfikacyjny nadawany klientom Banku - numer CIF, wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W przypadku naruszenia takich danych, jak imię, nazwisko oraz numer PESEL, możliwa jest bowiem kradzież lub sfałszowanie tożsamości skutkująca negatywnymi konsekwencjami dla osób, których dane dotyczą. Dlatego też Bank w przedmiotowej sprawie powinien był bez zbędnej zwłoki, stosownie do art. 34 ust. 1 RODO, zawiadomić osoby, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, tak aby umożliwić im podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych”. Podobnie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wypowiedział się w wyroku z dnia 31 sierpnia 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 2993/21, wskazując, że „(…) organ trafnie przyjął, iż wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób objętych przedmiotowym naruszeniem z uwagi na możliwość łatwej, w oparciu o ujawnione dane, identyfikacji osób, których dane zostały objęte naruszeniem. Dane te bowiem to imię i nazwisko, adres do korespondencji, numer telefonu, numer PESEL osób posiadających polskie obywatelstwo. W tej sytuacji administrator zobowiązany był do zawiadomienia bez zbędnej zwłoki osób, których dane dotyczą, o naruszeniu”.

Z ostatniego raportu infoDOK[4]  (który przygotowywany jest w ramach prowadzenia społecznej Kampanii Informacyjnej Systemu DOKUMENTY ZASTRZEŻONE, organizowanej przez Związek Banków Polskich i niektóre banki, pod patronatem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji i we współpracy m.in. z Policją oraz Federacją Konsumentów), wynika, że w III kwartale 2022 r. odnotowano 2089 prób wyłudzeń kredytów i pożyczek. W całym 2020 r. odnotowano 6884 próby wyłudzeń na kwotę 253,8 mln zł, zaś w całym 2021 r. odnotowano 8096 prób wyłudzeń kredytów na łączną kwotę 336,6 mln zł. Oznacza to, że cały rok 2021 r. pod względem liczby prób wyłudzeń oraz ich kwot był znacząco bardziej niebezpieczny od poprzedniego: nastąpił 17-procentowy wzrost liczby prób wyłudzeń i 32-procentowy wzrost łącznej kwoty tych prób wyłudzeń.

Ponadto, jak wynika z orzecznictwa, wyroki w sprawach wyłudzeń kredytów nie są rzadkością i są wydawane przez polskie sądy w podobnych sprawach od dawna - tytułem przykładu można wskazać na wyrok Sądu Rejonowego w Łęczycy z dnia 27 lipca 2016 r. (sygn. akt I C 566/15),  w którym oszuści biorący pożyczkę na cudze dane posłużyli się nr PESEL, zmyślonym adresem oraz niewłaściwym numerem dowodu (nieważnym). W uzasadnieniu ww. wyroku Sąd stwierdził, że:  „W przedmiotowej sprawie powód (...) z siedzibą we W. nabył wierzytelność od (...) Spółka  z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. z siedzibą w W. Stroną umowy pożyczki z dnia 5 maja 2014 r. była osoba, która w nieuprawniony sposób użyła danych J. R. (...) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. z siedzibą w W. przelała na wskazany rachunek bankowy kwotę 500 zł.

Kwestią kluczową w niniejszej sprawie było ustalenie, iż pozwana nie zawarła umowy pożyczki, co było zarzutem podnoszonym przez pozwaną w toku całego postępowania.

Przeprowadzone postępowanie dowodowe oraz analiza dokumentów, załączonych przez stronę powodową, skutkuje tym, iż można jednoznacznie stwierdzić, że w rozpoznawanej sprawie pozwana nie była stroną umowy pożyczki, zawartej w dniu 5 maja 2014 r. Wprawdzie przy jej zawarciu posłużono numerem PESEL pozwanej J. R., lecz wskazane miejsce zamieszkania nie odpowiada miejscu zamieszkania pozwanej. Pozwana J. R. nigdy nie mieszkała w W. Kwota pożyczki została przelana na konto, którego posiadaczem nie była pozwana. W dacie zawarcia umowy pożyczki dowód osobisty nr (...) utracił ważność z dniem 15 marca 2014 r. Nie jest zgodny także numer telefonu komórkowego, wskazany na umowie pożyczki i jej załącznikach z faktycznymi numerami telefonów, jakimi posługiwała się i posługuje pozwana.

W realiach rozpoznawanej sprawy, Sąd uznał, iż strona pozwana wykazała, że nie była stroną umowy pożyczki będącej przedmiotem niniejszego postępowania. Umowy zawierane za pomocą środków porozumiewania się na odległość winny wymagać szczegółowej, wnikliwej weryfikacji i taka weryfikacja dokonana w przedmiotowej sprawie prowadzi do wniosku, że stroną umowy pożyczki nie była pozwana”.

Dodatkowe zagrożenie dla praw lub wolności osób fizycznych wiążą się z ujawnieniem danych o stanie zdrowia dziecka w związku z informacją o jego pobycie w (…), np. dyskryminacja dziecka, prześladowanie i poniżanie przez rówieśników.

Obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych określony w art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 nie jest również uzależniony od tego, czy ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych się zmaterializowało. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w uzasadnieniu wyroku z dnia 22 września 2021 r., sygn. akt II SA/Wa 791/21, „Podkreślić należy, że możliwe konsekwencje zaistniałego zdarzenia nie muszą się zmaterializować. W treści art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 wskazano, że samo wystąpienie naruszenia ochrony danych osobowych, z którym wiąże się ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, implikuje obowiązek zgłoszenia naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych”. Podobnie wypowiedział się WSA w Warszawie w wyroku z dnia 21 stycznia 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 1353/21, stwierdzając, że „(…) możliwe konsekwencje zdarzenia naruszenia danych osobowych nie muszą się zmaterializować - gdyż w art. 33 ust. 1 RODO mowa o tym, że samo wystąpienie naruszenia ochrony danych osobowych, z którym wiąże się ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, implikuje obowiązek zgłoszenia naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu. Podnoszona przez Spółkę okoliczność, że w wyniku naruszenia nie doszło do powstania uszczerbku fizycznego lub szkód u osób fizycznych, nie ma znaczenia dla stwierdzenia istnienia po stronie Spółki obowiązku zgłoszenia Prezesowi UODO naruszenia ochrony danych osobowych, zgodnie z ww. przepisem”.

Bez znaczenia jest również fakt, iż dane zostały udostępnione jednej zidentyfikowanej osobie.  Dane bowiem zostały udostępnione nieuprawnionej osobie, co oznacza że nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, a zakres tych danych (obejmujący m.in. numer ewidencyjny PESEL) przesądza o tym, że wystąpiło wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Udostępnienie danych nawet jednej zidentyfikowanej osobie może prowadzić do zwiększenia skali naruszenia i tym samym ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą.  Jednocześnie Administrator nie wykazał, zgodnie z zasadą rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, że lokalny dziennikarz, któremu udostępniono niezanonimizowane dokumenty z akt postępowania przygotowawczego o sygn. (…), może zostać uznany za tzw. zaufanego odbiorcę.

W sytuacji, gdy na skutek naruszenia ochrony danych osobowych, występuje wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych administrator zobowiązany jest wdrożyć wszelkie odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by od razu stwierdzić naruszenie ochrony danych osobowych i szybko poinformować organ nadzorczy, jak również osoby, których dane dotyczą. Administrator powinien zrealizować przedmiotowy obowiązek możliwie najszybciej.

W motywie 85 preambuły rozporządzenia 2016/679 wyjaśniono: „Przy braku odpowiedniej i szybkiej reakcji naruszenie ochrony danych osobowych może skutkować powstaniem uszczerbku fizycznego, szkód majątkowych lub niemajątkowych u osób fizycznych, takich jak utrata kontroli nad własnymi danymi osobowymi lub ograniczenie praw, dyskryminacja, kradzież lub sfałszowanie tożsamości, strata finansowa, nieuprawnione odwrócenie pseudonimizacji, naruszenie dobrego imienia, naruszenie poufności danych osobowych chronionych tajemnicą zawodową lub wszelkie inne znaczne szkody gospodarcze lub społeczne. Dlatego natychmiast po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych administrator powinien zgłosić je organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki, jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, chyba że administrator jest w stanie wykazać zgodnie z zasadą rozliczalności, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli nie można dokonać zgłoszenia w terminie 72 godzin, zgłoszeniu powinno towarzyszyć wyjaśnienie przyczyn opóźnienia, a informacje mogą być przekazywane stopniowo, bez dalszej zbędnej zwłoki”.

Z kolei w motywie 86 preambuły rozporządzenia 2016/679 wskazano: „Administrator powinien bez zbędnej zwłoki poinformować osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby, tak aby umożliwić tej osobie podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych. Informacja taka powinna zawierać opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych oraz zalecenia dla danej osoby fizycznej co do minimalizacji potencjalnych niekorzystnych skutków. Informacje należy przekazywać osobom, których dane dotyczą, tak szybko, jak jest to rozsądnie możliwe, w ścisłej współpracy z organem nadzorczym, z poszanowaniem wskazówek przekazanych przez ten organ lub inne odpowiednie organy, takie jak organy ścigania. Na przykład potrzeba zminimalizowania bezpośredniego ryzyka wystąpienia szkody będzie wymagać niezwłocznego poinformowania osób, których dane dotyczą, natomiast wdrożenie odpowiednich środków przeciwko takim samym lub podobnym naruszeniom ochrony danych może uzasadniać późniejsze poinformowanie”.

Zawiadamiając bez zbędnej zwłoki podmiot danych, administrator umożliwia osobie podjęcie niezbędnych działań zapobiegawczych w celu ochrony praw lub wolności przed negatywnymi skutkami naruszenia. Art. 34 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 ma na celu nie tylko zapewnienie możliwie najskuteczniejszej ochrony podstawowych praw lub wolności podmiotów danych, ale także realizację zasady przejrzystości, która wynika z art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679 (por. Witold Chomiczewski [w:] RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz. red. E. Bielak – Jomaa,  D. Lubasz, Warszawa 2018). Właściwe wywiązanie się z obowiązku określonego  w art. 34 rozporządzenia 2016/679 ma zapewnić osobom, których dane dotyczą - szybką i przejrzystą informację o naruszeniu ochrony ich danych osobowych wraz z opisem możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych oraz środków, które mogą one podjąć w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków. Postępując zgodnie z prawem i wykazując dbałość o interesy osób, których dane dotyczą, administrator powinien był bez zbędnej zwłoki zapewnić osobom, których dane dotyczą, możliwość jak najlepszej ochrony danych osobowych. Dla osiągnięcia tego celu niezbędne jest przynajmniej wskazanie tych informacji, które wymienione są w art. 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, z którego to obowiązku administrator nie wywiązał się. Administrator podejmując zatem decyzję o niezawiadomieniu o naruszeniu organu nadzorczego, jak i osób, których dane dotyczą, w praktyce pozbawił te osoby, przekazanej bez zbędnej zwłoki, rzetelnej informacji o naruszeniu i możliwości przeciwdziałania potencjalnym szkodom.

Stosując przepisy rozporządzenia 2016/679 należy mieć na uwadze, że celem tego rozporządzenia (wyrażonym w art. 1 ust. 2) jest ochrona podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawa do ochrony danych osobowych oraz że ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych jest jednym z praw podstawowych (zdanie pierwsze motywu 1 preambuły). W przypadku jakichkolwiek wątpliwości np. co do wykonania obowiązków przez administratorów - nie tylko w sytuacji, gdy doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, ale też przy opracowywaniu technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa mających im zapobiegać - należy w pierwszej kolejności brać pod uwagę te wartości.

W konsekwencji należy stwierdzić, że Administrator nie dokonał zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu w wykonaniu obowiązku z art. 33 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 oraz nie zawiadomił bez zbędnej zwłoki osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony ich danych, zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, co oznacza naruszenie przez Administratora tych przepisów.

Zgodnie z art. 34 ust. 4 rozporządzenia 2016/679, jeżeli administrator nie zawiadomił jeszcze osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, organ nadzorczy - biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo, że to naruszenie ochrony danych osobowych spowoduje wysokie ryzyko - może od niego tego zażądać lub może stwierdzić, że spełniony został jeden z warunków, o których mowa w ust. 3. Z kolei z treści art. 58 ust. 2 lit. e) rozporządzenia 2016/679 wynika, że każdemu organowi nadzorczemu przysługuje uprawnienie naprawcze w postaci nakazania administratorowi zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych.

Ponadto, zgodnie z art. 58 ust. 2 lit. i) rozporządzenia 2016/679, każdemu organowi nadzorczemu przysługuje uprawnienie do zastosowania, oprócz lub zamiast innych środków naprawczych przewidzianych w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, administracyjnej kary pieniężnej na mocy art. 83 rozporządzenia 2016/679, zależnie od okoliczności konkretnej sprawy. Prezes UODO stwierdza, że w rozpatrywanej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Administratora administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o art. 83 ust. 4 lit. a) rozporządzenia 2016/679 stanowiący m.in., że naruszenie obowiązków administratora, o których mowa w art. 33 i 34 rozporządzenia 2016/679, podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EURO, a w przypadku przedsiębiorstwa - w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Natomiast z art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) wynika, że Prezes UODO może nałożyć, w drodze decyzji, administracyjne kary pieniężne w wysokości do 100 000 złotych, na: jednostki sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 pkt 1-12 i 14 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, instytut badawczy lub Narodowy Bank Polski. Z ust. 3 tego artykułu wynika ponadto, że administracyjne kary pieniężne, o których mowa między innymi w ust. 1, Prezes Urzędu nakłada na podstawie i na warunkach określonych w art. 83 rozporządzenia 2016/679.

Stosownie do treści art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, administracyjne kary pieniężne nakłada się, zależnie od okoliczności każdego indywidualnego przypadku, oprócz lub zamiast środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 lit. a) - h) oraz lit. j) rozporządzenia 2016/679. Decydując o nałożeniu na Administratora administracyjnej kary pieniężnej Prezes UODO - stosownie do treści art. 83 ust. 2 lit. a) - k) rozporządzenia 2016/679 - wziął pod uwagę następujące okoliczności sprawy, stanowiące o konieczności zastosowania w niniejszej sprawie tego rodzaju sankcji oraz wpływające obciążająco na wymiar nałożonej kary pieniężnej:

a) Charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody (art. 83 ust. 2 lit. a rozporządzenia 2016/679).
Stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie ma znaczną wagę i poważny charakter, ponieważ zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych przez administratorów danych stanowi skuteczne narzędzie przyczyniające się do realnej poprawy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Przede wszystkim na podstawie informacji przekazanych przez administratorów w zgłoszeniach naruszenia ochrony danych osobowych organ nadzorczy może dokonać oceny, czy administrator w sposób prawidłowy dokonał analizy wpływu naruszenia na prawa lub wolności osób, których dotyczą dane objęte naruszeniem, a w konsekwencji, czy występuje wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych i zachodzi konieczność zawiadomienia tych osób o naruszeniu ich danych. Prawidłowo zrealizowane przez administratorów obowiązki określone w art. 33 ust. 1 i 34 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 pozwalają także na ograniczenie negatywnych skutków takich naruszeń oraz wyeliminowanie bądź przynajmniej ograniczenie ryzyka wystąpienia tego typu naruszeń w przyszłości, gdyż administratorzy mają obowiązek podjęcia działań, które zapewnią właściwą ochronę danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz kontrolę ich skuteczności. Ponadto należy podkreślić, że brak zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o naruszeniu ochrony ich danych osobowych może doprowadzić do szkód majątkowych lub niemajątkowych, a prawdopodobieństwo ich wystąpienia jest wysokie. Za okoliczność obciążającą Prezes UODO uznaje długi czas trwania naruszenia. Od powzięcia przez Administratora informacji o naruszeniu ochrony danych osobowych do dnia wydania niniejszej decyzji upłynęło dwadzieścia siedem miesięcy, w trakcie których ryzyko naruszenia praw lub wolności osób dotkniętych naruszeniem mogło się zrealizować, a czemu osoby te nie mogłyby przeciwdziałać ze względu na niewywiązanie się przez Administratora z obowiązku powiadomienia ich o naruszeniu.

b) Umyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b rozporządzenia 2016/679).
Zgodnie z Wytycznymi Grupy Roboczej Art. 29 w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych do celów rozporządzenia nr 2016/679 WP253 (przyjętymi w dniu 3 października 2017 r., zatwierdzonymi przez EROD w dniu 25 maja 2018 r.), umyślność „obejmuje zarówno wiedzę, jak i celowe działanie, w związku z cechami charakterystycznymi czynu zabronionego”. Administrator podjął świadomą decyzję, by nie zawiadamiać o naruszeniu Prezesa UODO, jak i osób, których dane dotyczą. Szczególnej ochrony danych osobowych, w tym przede wszystkim numeru PESEL, wymaga się od instytucji zaufania publicznego, do których zalicza się niewątpliwie Administratora. Będąc tego świadomym, Administrator podjął jednak decyzję o rezygnacji z dokonania zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO i powiadomienia osób, których dane dotyczą, pomimo faktu, że Prezes UODO w pierwszej kolejności informował Administratora o obowiązkach ciążących na administratorze w związku z naruszeniem ochrony danych. W końcu samo wszczęcie przez Prezesa UODO niniejszego postępowania w przedmiocie obowiązku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu i zawiadomienia o naruszeniu osób, których dane dotyczą, powinno nasunąć Administratorowi co najmniej wątpliwości co do słuszności przyjętego przez niego stanowiska.

c) Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f rozporządzenia 2016/679).
W niniejszej sprawie Prezes UODO uznał za niezadowalającą współpracę z nim ze strony Administratora oraz jego lekceważący stosunek do podejmowanych przez niego czynności. Ocena ta dotyczy reakcji Administratora na pisma Prezesa UODO informujące o obowiązkach ciążących na administratorze w związku z naruszeniem ochrony danych, czy wreszcie wobec wszczęcia postępowania administracyjnego w przedmiocie obowiązku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych i zawiadomienia o naruszeniu osób, których dane dotyczą. Prawidłowe w ocenie Prezesa UODO działania (zgłoszenie naruszenia Prezesowi UODO i zawiadomienie o nim osób, których dotyczyło naruszenie) nie zostały podjęte przez Administratora nawet po wszczęciu przez Prezesa UODO postępowania administracyjnego w sprawie. Administrator ograniczył się wyłącznie do odesłania do poprzednich jego wyjaśnień.

d) Kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. g rozporządzenia 2016/679).
Dane osobowe udostępnione osobie nieuprawnionej oprócz danych w zakresie imienia i nazwiska, serii i numeru dowodu osobistego, adresu zamieszkania, numeru ewidencyjnego PESEL, daty urodzenia, numeru telefonu, informacji o wynagrodzeniu, płci, stanie cywilnym, stopniu pokrewieństwa, miejscu zatrudnienia, informacji o miejscu  nauki oraz danych dotyczących zarzucanych czynów, obejmują także dane dotyczące szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, tj. dane o stanie zdrowia w postaci (…). Taki zakres udostępnionych osobie nieuprawnionej danych wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Numer PESEL, czyli jedenastocyfrowy symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną, a więc ściśle powiązany ze sferą prywatną osoby fizycznej oraz podlegający również, jako krajowy numer identyfikacyjny, wyjątkowej ochronie na gruncie art. 87 rozporządzenia 2016/679, jest daną o szczególnym charakterze i takiej szczególnej ochrony wymaga. Nie ma innej, tak konkretnej danej, która by w sposób jednoznaczny identyfikowała osobę fizyczną. Nie bez powodu nr PESEL służy jako dana identyfikująca każdą osobę i jest powszechnie używany w kontaktach z różnymi instytucjami oraz w obiegu prawnym. Nr PESEL wraz z imieniem i nazwiskiem w sposób jednoznaczny identyfikuję osobę fizyczną, w sposób pozwalający przypisać negatywne skutki naruszenia (np. kradzież tożsamości, wyłudzenie pożyczki) tej konkretnej osobie.

Ustalając wysokość administracyjnej kary pieniężnej, Prezes UODO nie znalazł podstaw do uwzględnienia okoliczności łagodzących, mających wpływ na ostateczny wymiar kary.
Żadnego wpływu na fakt zastosowania przez Prezesa UODO w niniejszej sprawie sankcji w postaci administracyjnej kary pieniężnej, jak również na jej wysokość, nie miały inne, wskazane w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, okoliczności:

1. Działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą (art. 83 ust. 2 lit. c rozporządzenia 2016/679).
Na postawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego nie stwierdzono podjęcia przez Administratora takich działań.

2. Stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez niego na mocy art. 25 i 32 (art. 83 ust. 2 lit. d rozporządzenia 2016/679).
Naruszenie oceniane w niniejszym postępowaniu (niezgłoszenie Prezesowi UODO naruszenia ochrony danych osobowych oraz niezawiadomienie o naruszeniu ochrony danych osobowych osób, których dane dotyczą) nie ma związku ze stosowanymi przez administratora środkami technicznymi i organizacyjnymi.

3. Stosowne wcześniejsze naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 ze strony administratora (art. 83 ust. 2 lit. e rozporządzenia 2016/679).
Prezes UODO nie stwierdził jakichkolwiek, dokonanych przez Administratora, wcześniejszych naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej. A ponieważ taki stan (przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych) jest stanem naturalnym, wynikającym z ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, nie może mieć on również wpływu łagodzącego na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia.

4. Sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu (art. 83 ust. 2 lit. h rozporządzenia 2016/679). 
O zaistnieniu przedmiotowego naruszenia przepisów art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, to jest o udostępnieniu osobie nieuprawnionej danych osobowych przetwarzanych przez Administratora, Prezes UODO został poinformowany przez osobę trzecią.

5. Przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samej sprawie środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust. 2 lit. i rozporządzenia 2016/679).
Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował w wobec Administratora w rozpatrywanej sprawie żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Administrator nie miał obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie Prezesa UODO, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.

6.   Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 rozporządzenia 2016/679 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na mocy art. 42 rozporządzenia 2016/679 (art. 83 ust 2 lit. j rozporządzenia 2016/679).
Administrator nie stosuje instrumentów, o których mowa w art. 40 i art. 42 rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów i podmiotów przetwarzających, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Administratora. Na korzyść Administratora natomiast mogłaby być uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzanych danych osobowych.

7. Osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięte straty (art. 83 ust. 2 lit. k rozporządzenia 2016/679).
Prezes UODO nie stwierdził, żeby Administrator w związku z naruszeniem odniósł jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknął tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Administratora. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Natomiast nieosiągnięcie przez Administratora takich korzyści, jako stan naturalny, niezależny od naruszenia i jego skutków, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być łagodzącą dla Administratora. Potwierdza to samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.

8. Inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy (art. 83 ust. 2 lit. k rozporządzenia 2016/679).
Prezes UODO wszechstronnie rozpatrując sprawę nie odnotował innych niż opisane powyżej okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę naruszenia i na wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

W ocenie Prezesa UODO zastosowana administracyjna kara pieniężna spełnia, w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy, funkcje, o których mowa w art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, tzn. jest w tym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca.

Należy podkreślić, że kara będzie skuteczna, jeżeli jej nałożenie doprowadzi do tego,  że Administrator w przyszłości będzie wywiązywał się ze swoich obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych Prezesowi UODO oraz zawiadamiania o naruszeniu ochrony danych osobowych osób, których dotyczyło naruszenie.

W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, administracyjna kara pieniężna spełni funkcję represyjną, jako że stanowić będzie odpowiedź na naruszenie przez Administratora przepisów rozporządzenia 2016/679. Będzie również spełniać funkcję prewencyjną; w ocenie Prezesa UODO wskaże bowiem zarówno Administratorowi, jak i innym administratorom danych, na naganność lekceważenia obowiązków administratorów związanych z zaistnieniem naruszenia ochrony danych osobowych, a mających na celu przecież zapobieżenie jego negatywnym i często dotkliwym dla osób, których naruszenie dotyczy, skutkom, a także usunięcie tych skutków lub przynajmniej ograniczenie.

W związku z powyższym wskazać należy, że administracyjna kara pieniężna w wysokości 20 000 złotych (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych), spełnia w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy przesłanki, o których mowa w art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, ze względu na powagę stwierdzonego naruszenia w kontekście podstawowego celu rozporządzenia 2016/679 - ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności prawa do ochrony danych osobowych. Jednocześnie wysokość administracyjnej kary pieniężnej nałożonej niniejszą decyzją na administratora będącego jednostką sektora finansów publicznych (organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały - wskazane w art. 9 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych), mieści się w określonym w art. 102 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) limicie 100 000 złotych.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.