Jak prawidłowo zawiadomić o wyznaczeniu/odwołaniu/zmianie danych IOD (zastępcy IOD)?

Aby prawidłowo zawiadomić o wyznaczeniu/odwołaniu/zmianie danych IOD (zastępcy IOD)  należy pamiętać o poniższych określonych prawem wymaganiach:

1.   Zawiadomienie dotyczące IOD lub jego zastępcy musi mieć postać elektroniczną.

Jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem zawiadomienia Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora ochrony danych jest zawiadomienie w postaci elektronicznej (zgodnie z art. 10 ust. 6 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz z art. 46 ust. 9 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości).

Analogiczny sposób dotyczy także zawiadomień dotyczących zastępcy inspektora ochrony danych (art. 11a ust. 3 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz art. 46 ust. 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości) .

Oznacza to, że należy skorzystać z właściwego formularza elektronicznego, tj. dotyczącego IOD, bądź zastępcy IOD, jak również w zależności od podstawy przetwarzania danych przez danego administratora/podmiotu przetwarzającego.

Administratorzy przetwarzający dane osobowe/podmioty przetwarzające dane osobowe na podstawie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. powinni skorzystać z formularzy oznaczonych jako RODO, natomiast administratorzy przetwarzający dane na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., powinni skorzystać z formularzy DODO.

Odpowiednie elektroniczne formularze znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej:  ZGŁOŚ IOD PRZEZ BIZNES.gov.pl lub ZGŁOŚ IOD PRZEZ ePUAP.gov.pl.

2)  Zawiadomienie musi zostać podpisane podpisem elektronicznym

Wypełniony formularz musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP osoby uprawnionej do reprezentowania administratora/podmiotu przetwarzającego.

3)   W zawiadomieniu należy podać wszystkie wymagane przepisami prawa informacje.

W zawiadomieniu należy podać wszystkie wymagane przepisami prawa informacje. W ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych są one określone  w art. 10 ust. 1 i 3. Natomiast w ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości wymagane informacje wskazane zostały w art. 46 ust. 9.

W celu ułatwienia wypełnienia przez administratora/podmiotu przetwarzającego obowiązku wskazania wszystkich wymaganych przepisami prawa danych Prezes UODO przygotował odpowiednie elektroniczne formularze, dostępne na naszej stronie internetowej: ZGŁOŚ IOD PRZEZ BIZNES.gov.pl lub ZGŁOŚ IOD PRZEZ ePUAP.gov.pl.  

4)   Do zawiadomienia składanego przez pełnomocnika należy załączyć pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa (chyba że przepisy zwalniają od jej uiszczenia). Pełnomocnikiem nie może być IOD, ani jego zastępca.

Więcej na ten temat: w odpowiedzi na pytanie: Czy można zawiadomić przez pełnomocnika i jak to zrobić?.