Prezes UODO wszczął postępowania wobec posła Michała Wosia i europosła Waldemara Budy

Poseł Michał Woś i europoseł Waldemar Buda nie odpowiedzieli na pisma organu nadzorczego o wyjaśnienia w sprawie naruszenia ochrony danych. Nieudzielenie informacji Prezesowi UODO, który bada sprawę naruszenia prawa ochrony danych osobowych, stanowi naruszenie RODO i zagrożone jest karą finansową.

W prezydenckiej kampanii wyborczej obaj deputowani publikowali posty w których zamieszczali szczegóły sprawy eksmisyjnej z danymi osób, które nie pełnią funkcji publicznych. Takie dane osobowe są chronione przez RODO i mogą zostać upublicznione tylko, gdy istnieje do tego podstawa prawna. Prezes UODO Mirosław Wróblewski chciał ustalić, czy deputowani dysponowali taką podstawą, ale obaj nie odpowiedzieli – nie odebrali (poza jednym przypadkiem) dwukrotnie wysłanych do nich i poprawnie awizowanych przesyłek kierowanych na adresy ich biur parlamentarnych. Takie ich zachowanie spowodowało konieczność wszczęcia przez Prezesa UODO odrębnych postępowań, które zakończyć się mogą zastosowaniem sankcji. Celem takich działań jest przede wszystkim spowodowanie udzielenia odpowiedzi przez administratorów danych, od których organ nadzorczy oczekuje niezbędnych informacji do przeprowadzenia właściwego postępowania.

Trzeba mieć na uwadze, że utrudnianie i uniemożliwianie uzyskania dostępu do informacji, których organ nadzorczy żąda od administratorów, nie pozwala na rozpatrzenie sprawy i zapewnienie ochrony prawnej osobom, których dane dotyczą. Skutkuje to również nadmiernym i nieuzasadnionym przedłużaniem postępowania, co stoi w sprzeczności z podstawowymi zasadami postępowania administracyjnego, jak zasada wnikliwości i szybkości postępowania, które są określone w Kodeksie postępowania administracyjnego. Administrator, nie udzielając informacji niezbędnych organowi do realizacji jego zadań – merytorycznego rozstrzygnięcia danej sprawy, narusza ciążący na nim obowiązek wynikający z przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. W sytuacji, gdy Prezes UODO nie uzyskuje od administratora żądanych informacji koniecznych do realizacji zadań organu nadzorczego, dochodzi do naruszenia przepisów RODO.

W oparciu o okoliczności tej sprawy Prezes UODO chce zwrócić ponadto uwagę na problem niepodejmowania przez administratorów korespondencji kierowanej do nich, w tym przypadku kierowanej na adresy ich biur poselskich. Jest to szerszy problem – nie dotyczy jedynie tych posłów, wobec których wszczęto przedstawione tutaj postępowania.

Nieprzyjmowanie korespondencji to poważny problem. Zwłaszcza trudne do zaakceptowania są sytuacje nieodbierania korespondencji przez instytucje i podmioty, które mają swoje biura i sekretariaty czy biura podawcze. Praktyka polegająca na nieodbieraniu korespondencji utrudnia szybkie załatwienie spraw, zakończenie prowadzonych przez Prezesa UODO postępowań, co ma przełożenie m.in. na skuteczną ochronę danych osobowych.

Warto przy tym zdawać sobie sprawę, że nieodbieranie korespondencji o ile spowalnia prace nad postępowaniami, nie blokuje całkowicie działań Prezesa UODO. Może on np. nałożyć administracyjną karę pieniężną za brak współpracy z organem nadzorczym. Bez informacji pochodzących od administratora (mogących działać na jego korzyść), organ nadzorczy może rozstrzygnąć sprawę na podstawie posiadanego materiału dowodowego. Tak więc taktyka „chowania głowy w piasek”, nieprzyjmowania przez administratora do wiadomości informacji o prowadzonym przez Prezesa UODO postępowaniu z jego udziałem, jest działaniem, które może wiązać się z wymiernymi, negatywnymi konsekwencjami.

Administratorzy - również we własnym interesie - powinni przywiązywać wagę do przyjmowania korespondencji zarówno tej urzędowej, jak i pochodzącej od osób prywatnych. Część tych problemów może zostać rozwiązanych dzięki wchodzącemu w życie programowi e-doręczeń, który zobowiązuje część instytucji do posiadania elektronicznej skrzynki pocztowej, co ułatwi skuteczne i szybkie doręczania korespondencji.