ZSOŚS.440.19.2018

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096) oraz art. 12 pkt 2, art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 2, art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.) w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 z późn. zm.) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani M. S., zam. N., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Prezesa Sądu Rejonowego w C. jej danych osobowych i danych osobowych jej syna J. S. w aktach spraw sądowych,

odmawiam uwzględnienia wniosku

 Uzasadnienie

W dniu […] sierpnia 2012 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pani M. S. (zwana dalej „Skarżącą”), działającej także w imieniu syna J. S. w sprawie „przeglądania akt w Sądzie Rejonowym w C., komentarza pracownika czytelni Sądu, nieudostępnienia do wglądu zarządzenia Prezesa Sądu dotyczącego dokonywania wpisów na luźnych kartach w aktach sądowych, nie rejestrowania dokumentów składanych na biurze podawczym Sądu, zmieniania składanych zeznań w trakcie rozpraw sądowych przez Sąd, udostępniania niezgodnego z prawem wniosków i dokumentów składanych do wniosków o zwolnienie z kosztów sądowych i przydzielenia adwokata z urzędu”. Skarżąca pismem z […] października 2012 r. została wezwana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych do uzupełnienia braków formalnych skargi. W odpowiedzi Skarżąca sprecyzowała, że wnosi o wyłączenie danych osobowych jej i jej syna J. S. z akt spraw sądowych znajdujących się w Sądzie Rejonowym w C., zarejestrowanych pod sygnaturami: […], […], […], […], […]. Wyłączenie to ma nastąpić poprzez umieszczenie w odrębnych aktach wniosków o zwolnienie od kosztów i opłat sądowych wraz z załączonymi dokumentami, które zawierają imiona, nazwiska, numery PESEL, adres zamieszkania oraz informacje o stanie zdrowia Skarżącej i jej syna J. S. W ten sposób, jak wskazuje Skarżąca, dokumenty zawierające dane wrażliwe nie byłyby jawne dla innych stron postępowania. Ponadto przedmiotem skargi jest także przetwarzanie danych osobowych Skarżącej w skoroszytach czytelni sądowej i „wolnych kartach” umieszczonych w ww. aktach sądowych (pisma z […] października 2012 r., […] października 2012 r., […] marca 2013 r. w aktach sprawy).

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, tj. 25 maja 2018 r. Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 160 tej ustawy postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w k.p.a. Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismem z […] marca 2013 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Prezesa Sądu Rejonowego w C., będącego administratorem danych osobowych, o ustosunkowanie się do treści skargi i złożenie pisemnych wyjaśnień. O powyższej czynności Prezes Urzędu poinformował Skarżącą (pismo z […] marca 2013 r. w aktach sprawy). W dniu […] marca 2013 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Prezesa Sądu ([…]), w którym wyjaśniła ona, iż w […] Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Rejonowego w C. są zarejestrowane trzy sprawy wpisane do repertorium „[..]” z powództwa Skarżącej, jednak żadna z powyższych spraw nie dotyczy bezpośrednio jej syna J. S. Sprawa o sygnaturze akt […] jest zakończona i znajduje się w archiwum wydziałowym. Z kolei w sprawach o sygnaturach akt […] oraz […], na dzień sporządzania ww. pisma, postępowania nie zostały zakończone. Ponadto Prezes Sądu wskazała na regulacje art. 9 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 z późn. zm.), zwanej dalej k.p.c., która odnosi się do zasady jawności postępowania oraz § 37 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS.2003.5.22), zwanego dalej zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości, zgodnie z którym pisma nadsyłane w toku postępowania w sprawie załącza się do akt według kolejności ich wpływu do sądu, za wyjątkiem pism dotyczących czynności nadzorczych (§ 39). Prezes Sądu wyjaśniła także, iż brak jest podstaw prawnych do zwrotu wniosków Skarżącej w przedmiocie zwolnienia od kosztów sądowych wraz z załączonymi dokumentami.

W związku z koniecznością zebrania dodatkowego materiału dowodowego w sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych pismem z […] listopada 2013 r. zwrócił się ponownie do Prezesa Sądu Rejonowego w C. o złożenie wyjaśnień, co do podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych Skarżącej i jej syna w sprawach o sygnaturach akt […] oraz […], znajdujących się w dyspozycji wydziałów cywilnych. W odpowiedzi na powyższe Prezes Sądu wskazała, iż podstawą przetwarzania danych osobowych Skarżącej jest art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, art. 175 ust. 1 i art. 176 ust. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 1997 r. nr 78 poz. 483), art. 84 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2316), zwanego dalej regulaminem, w związku z art. 41 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 23 z późn. zm.), § 82 ust. 1 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w związku z art. 148 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych. Natomiast w sprawie o sygnaturze akt […] Sąd nie przetwarzał danych osobowych syna Skarżącej, gdyż nie występował on w niniejszej sprawie w charakterze strony postępowania (pismo z […] listopada 2013 w aktach sprawy). Ponadto pismem z […] maja 2014 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Prezesa Sądu o wyjaśnienie okoliczności i podstaw prawnych przetwarzanie danych osobowych Skarżącej w skoroszytach czytelni sądowej i na „wolnych kartach” umieszczonych w aktach sądowych o sygnaturach: […], […], […], […], […]. W związku z tym Prezes Sądu w piśmie z […] maja 2014 r., wyjaśnił iż w sprawach o sygnaturach akt […], […] dane osobowe Skarżącej są przetwarzane w skoroszytach zbiorczych dotyczących wypożyczenia akt sądowych w czytelni sądowej na podstawie art. 9 k.p.c., §92 regulaminu, § 81 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości, a także zarządzenia nr […] Prezesa Sądu Okręgowego w C. z dnia […] października 2013 r. w sprawie korzystania z Czytelni akt przy Sądzie Okręgowym i Sądzie Rejonowym w C. w budynkach przy ul. […] i ul. […], które uchyliło poprzednio obowiązujące zarządzenia nr […] Prezesa Sądu Okręgowego w C. z dnia […] marca 2013 r. oraz zarządzenie nr […]. Z kolei dane osobowe Skarżącej przetwarzane są „na wolnych kartach umieszczanych w aktach sądowych” (tzw. kartach przeglądowych) na podstawie art. 9 k.p.c., § 92 regulaminu oraz pisma Prezesa Sądu Rejonowego w C. z […] marca 2012 r. nr […] dotyczącego wzoru karty przeglądowej osób zapoznających się z zawartością akt spraw sądowych. W sprawach o sygnaturach akt […], […], […] dane osobowe Skarżącej przetwarzane są w kontrolce akt przyjętych do Czytelni Biura (Punktu) Obsługi Interesantów na podstawie art. 9 k.p.c., § 92 regulaminu, § 81 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości, a także przywołanego zarządzenia nr 55/2013 Prezesa Sądu Okręgowego oraz na kartach przeglądowych, o których mowa powyżej.

Dane osobowe syna Skarżącej – J. S. przetwarzane są zaś w aktach spraw sądowych o sygnaturach: […], […], […], […], […]. W sprawie o sygnaturze akt […] znajdują się fotokopie jego dokumentacji medycznej, stanowiące załącznik do złożonego przez Skarżącą wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych. Z kolei w sprawie o sygnaturze akt […], która została wszczęta na skutek pozwu złożonego przez J. S. reprezentowanego przez Skarżącą jako przedstawiciela ustawowego, dane osobowe dotyczące jego stanu zdrowia zawarte są w odpowiedzi na pozew oraz załączonych do niej aktach szkody. Ponadto w sprawach o sygnaturach akt […], […], […] również znajduje się dokumentacja medyczna J. S., która została złożona przez powódkę na dowód wykazania słuszności m.in. wniosków o zmianę terminu rozprawy, czy uchylenie orzeczenia o kosztach procesu i zwolnienie Skarżącej od kosztów procesu z uwagi na sytuację rodzinną i materialną.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (art. 2 ust. 1 ustawy). Stosownie do brzmienia art. 7 pkt 2 ustawy pod pojęciem przetwarzania danych rozumieć należy jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Każda ze wskazanych w art. 7 pkt 2 ustawy form przetwarzania danych osobowych powinna znaleźć oparcie w jednej z przesłanek warunkujących legalność procesu przetwarzania danych osobowych, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustaw o ochronie danych osobowych. Z uwagi na brzmienie art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r., zgodnie z którym organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa, na uwadze należy mieć treść art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, który stanowi, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych Skarżących przez Sąd w postępowaniu sądowym, tj. ich imion, nazwisk, adresu zamieszkania, numerów PESEL jest m.in. art. 187 § 1 k.p.c., który stanowi, iż pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego. Z kolei w myśl art. 126 k.p.c. każde pismo procesowe powinno zawierać m.in. oznaczenie sądu, do którego jest skierowane, imię i nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników. Ponadto zgodnie z art. 126 § 2 k.p.c., gdy pismo procesowe jest pierwszym pismem w sprawie, powinno zawierać m.in. oznaczenie przedmiotu sporu, miejsca zamieszkania lub siedziby stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników, numer PESEL lub numer NIP. Dane dotyczące stanu zdrowia należą natomiast do informacji, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, tzw. danych wrażliwych. Zgodnie z treścią tego przepisu zabrania się przetwarzania m.in. danych o stanie zdrowia. Jednakże zakaz ten nie ma charakteru bezwzględnego, co oznacza, iż po spełnieniu przesłanek, enumeratywnie określonych w art. 27 ust. 2 przywołanej ustawy, przetwarzanie danych sensytywnych będzie  dopuszczalne. W stanie faktycznym niniejszej sprawy wskazać należy, iż stosownie do art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy przetwarzanie danych o stanie zdrowia jest dozwolone, jeżeli dotyczy danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed sądem. Zwrot „dochodzenie praw” należy rozumieć szeroko, co oznacza, iż obejmuje wszelkie działania przed sądem podejmowane przez strony i inne podmioty postępowania, w tym pełnomocników. Chodzi tu zarówno o występowanie z roszczeniami, z oskarżeniem, jak i o obronę praw. W świetle art. 27 ust. 2 pkt 5 u.o.d.o uprawnione do przetwarzania danych osobowych są zarówno organ sądowy, jak i strona występująca w postępowaniu lub jej pełnomocnik. W postępowaniu cywilnym obowiązuje zasada wykazania faktów dowodami, a więc na powodzie spoczywa ciężar udowodnienia swych racji, co jednak nie przekreśla uprawnienia pozwanego do prezentowania okoliczności i dowodów przeczącym tym twierdzeniom. Zgodnie z art. 3 k.p.c. strony i uczestnicy postępowania obowiązani są dokonywać czynności procesowych zgodnie z dobrymi obyczajami, dawać wyjaśnienia co do okoliczności sprawy zgodnie z prawdą i bez zatajania czegokolwiek oraz przedstawiać dowody. Stosownie zaś do art. 232 k.p.c. strony są obowiązane wykazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. W niniejszej sprawie Skarżąca w celu dochodzenia swoich praw przed sądem do wniosków o: zwolnienie od kosztów sądowych (w sprawach: […], […], […], […]), zmianę terminu rozprawy, uchylenie orzeczenia o kosztach procesu (w sprawach […], […], […]) załączyła będącą w jej posiadaniu dokumentację medyczną. Z kolei w sprawie o sygnaturze akt […] Skarżąca, będąca przedstawicielem ustawowym małoletniego powoda – J. S., złożyła w pozwie wniosek o przeprowadzenie dowodu z akt szkody zawierających m.in. dokumentację medyczną powoda. W związku z powyższym wskazać należy, że przetwarzanie przez Sąd Rejonowy w C. danych osobowych Skarżącej i jej syna J. S. w aktach spraw sądowych, w tym udostępnianie tych informacji innym stronom postępowania i ich pełnomocnikom, znajduje uzasadnienie w przesłankach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 2 i art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych.

Dostęp do akt postępowania sądowego regulują właściwe przepisy procesowe kodeksu postępowania cywilnego, w szczególności art. 9 i art. 525 oraz przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych i wydanego na jej podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych - dział III, rozdział 9 zatytułowany "Udzielanie informacji, udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt, przesyłanie akt" (§ 103 i nast.).

Wskazać należy, iż zgodnie z art. 9 § 1 k.p.c. rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. Podobnie art. 525 k.p.c., który odnosi się do postępowania nieprocesowego, stanowi, iż akta sprawy dostępne są dla uczestników postępowania oraz za zezwoleniem przewodniczącego dla każdego, kto potrzebę przejrzenia dostatecznie usprawiedliwi. Na tych samych zasadach dopuszczalne jest sporządzanie i otrzymywanie odpisów i wyciągów z akt sprawy, a także otrzymywanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z akt sprawy. Na gruncie niniejszej sprawy, jak wskazał Prezes Sądu Rejonowego w piśmie z […] maja 2014 r. dane Skarżącej z akta sprawy mogą być udostępniane wyłącznie stronom bądź innym upoważnionym osobom, np. ojcu dziecka jako przedstawicielowi ustawowemu, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Ponadto zgodnie z brzmieniem § 103 Regulaminu udostępnianie akt i zawartych w nich dokumentów w celu przejrzeniu lub samodzielnego utrwalenia ich obrazu, a także wydanie przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt stronie lub uczestnikowi postępowania nieprocesowego może nastąpić po okazaniu przez nich tożsamości, a co do innych osób - po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów prawa (ust. 1). Przeglądanie akt spraw oraz samodzielne utrwalanie ich obrazu odbywa się w obecności pracownika sądowego, a akta, do których złożono testament pod jego kontrolą (ust. 2) W poprzednio obowiązującym Regulaminie z dnia 23 lutego 2007 r. powyższa kwestia była uregulowana w § 92.

Z kolei przywołany § 81 zarządzenia stanowi, iż w sekretariatach wydziałów mogą być prowadzone inne, niewymienione w niniejszym rozdziale księgi pomocnicze, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do wykonywania zadań wydziału. Przez księgi pomocnicze należy rozumieć różnego rodzaju urządzenia ewidencyjne w postaci m.in. „Kontrolki akt przyjętych do czytelni Biura Obsługi Interesantów” i „Kontrolki akt przekazanych do Czytelni”.

Przytoczone powyżej przepisy w sposób wyczerpujący regulują dostęp do wszelkich dokumentów znajdujących się w aktach postępowania. Strony postępowania oraz inne upoważnione, na podstawie przepisów prawa, osoby mają możliwość zapoznania się z ich treścią w miejscu do tego wyznaczonym i w obecności pracownika sądowego. Ponadto w celu kontrolowania dostępu do akt w Sądzie prowadzone są urządzenia ewidencyjne w postaci m.in. „Kontrolki akt przyjętych do czytelni Biura Obsługi Interesantów”, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia nr […] Prezesa Sądu Okręgowego w C. z dnia […] marca 2013 r., a podstawą prawną jej prowadzenia jest § 81 zarządzenia. Wpisów do przedmiotowej kontrolki dokonuje Kierownik Biura Obsługi Interesantów lub osoba upoważniona, a strona przeglądająca akta sprawy składa swój podpis. Dodatkowo w każdych aktach sądowych umieszczana jest karta przeglądowa osób zapoznających się z zawartością akt. W związku z powyższym Skarżąca będąca stroną postępowania sądowego bądź przedstawicielem ustawowym syna J. S., a także inne strony postępowania i ich pełnomocnicy mają prawo wglądu do akt spraw toczących się przed Sądem Rejonowym w C., co jednocześnie obliguje ich do złożenia podpisów w „Kontrolce akt przyjętych do czytelni Biura Obsługi Interesantów” oraz na karcie przeglądowej załączonej do tychże akt. Prawo wglądu do akt spraw sądowych obejmuje, w zasadzie nieograniczoną, możliwość zapoznania się z treścią zgromadzonych w nich pism i dokumentów, składanych przez strony postępowania na poparcie ich wniosków i twierdzeń, co jest konieczne do właściwego rozpoznania sprawy przez sąd i wiąże się z innymi zasadami postępowania. W związku z tym nie ma przeszkód prawnych, aby wnioski o zwolnienie od kosztów sądowych i opłat sądowych oraz inne pisma procesowe wraz z załączonymi dokumentami, w tym lekarskimi, zawierającymi dane osobowe Skarżącej i jej syna były udostępniane pozostałym stronom postępowania sądowego, gdyż prawo strony do dostępu do tych akt wynika z zasady jawności i zacytowanych przepisów. Powyższa argumentacja znajduje uzasadnienie w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 30 czerwca 2006 r. (II SA/Wa 14/06).   

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż po stronie Prezesa Sądu Rejonowego w C. nie doszło do naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, albowiem zostały spełnione przesłanki legalności procesu przetwarzania danych Skarżącej i jej syna J. S. w oparciu o art. 23 ust. 1 pkt 2 oraz art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych wrażliwych Skarżącej i jej syna J. S. w aktach sądowych było legalne, albowiem służyło dochodzeniu praw w procesach wywołanych pozwami Skarżącej bądź jej syna J. S.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 k.p.a. od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.