ZSOŚS.440.153.2018

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.),  art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922  z późn. zm.) w związku z art. 160 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych  (Dz. U. 2018 r. poz. 1000 z późn. zm. ), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani A. D., zam. ul. [...], na przetwarzanie jej danych osobowych przez Prezesa Sądu Okręgowego w W., z siedzibą w W.,

odmawiam uwzględnienia wniosku

Uzasadnienie

W dniu [...] września 2013 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani A. D. (dalej jako: „Skarżąca”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Prezesa Sądu Okręgowego w W. (dalej jako: „Prezes Sądu”), polegające na:  1) przetwarzaniu jej danych osobowych wrażliwych, w tym danych o stanie zdrowia psychicznego i poglądach filozoficznych, zawartych w zastosowanych wobec Skarżącej i jej syna testach psychologicznych przez Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno- Konsultacyjny w [...] bez umocowania ustawowego; 2) brak podania w powszechnie zrozumiałej formie treści danych, jakie są przetwarzane przez Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno- Konsultacyjny razem z informacją o źródle, z którego pochodzą; 3) odmowie dostępu do danych osobowych wbrew ustawowemu prawu do żądania ich uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeśli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustaw; 4) przekroczeniu terminu 30 dni na przekazanie informacji dotyczących przetwarzanych danych.

Uzasadniając żądanie Skarżąca podniosła, iż w trakcie postępowania sądowego w sprawie o sygn. akt [...] Sąd Rejonowy w W. skierował Skarżącą, jej dziecko i byłego partnera na badanie do Rodzinnego Ośrodka Diagnostyczno- Konsultacyjnego w [...] ([...]), dalej jako: „RODK”. Jak wskazuje Skarżąca, po uzyskaniu opinii z RODK okazało się, że zawarte w niej dane o Skarżącej i o jej sytuacji są niezgodne ze stanem faktycznym. Wobec tego, Skarżąca zwróciła się do kierownika RODK pismem z [...] kwietnia 2013 r. z prośbą o udzielenie jej dostępu do jej danych, a zwłaszcza do oryginałów wypełnianych przez nią testów psychologicznych. Jak wyjaśnia Skarżąca, w otrzymanej odpowiedzi wskazano, iż materiały dotyczące wydanej opinii i zawarte w nich dane osobowe nie podlegają przetwarzaniu. Nadto, Skarżąca nie otrzymała w ww. piśmie odpowiedzi na zapytania dotyczące jej danych osobowych będących w posiadaniu RODK, tj. kto jest administratorem bazy RODK, zawierającej wyniki testów i protokoły z badań Skarżącej oraz jej syna, jakie dane znajdują się w zbiorze danych , a także w jakim celu i zakresie oraz w jaki sposób dane te są przetwarzane. Kolejnym pismem skierowanym do kierownika RODK Skarżąca ponowiła prośbę o udostępnienie jej danych osobowych. Pismem z [...] czerwca 2013 r. odmówiono wydania jej oryginałów testów psychologicznych i odpowiedzi na postawione pytania. Wobec powyższego, Skarżąca pismem z [...] maja 2013 r. zwróciła się do Prezesa Sądu Okręgowego w W., jako administratora danych osobowych, z zapytaniami kierowanymi uprzednio do kierownika RODK,  tj. kto jest administratorem bazy RODK, zawierającej wyniki testów i protokoły z badań Skarżącej oraz jej syna, jakie dane znajdują się w zbiorze danych oraz w jakim celu i zakresie oraz w jaki sposób dane te są przetwarzane. Pismem z [...] lipca 2013 r. Skarżąca została poinformowana przez Wiceprezesa Sądu Okręgowego w W., iż administratorem danych osobowych pozyskiwanych na potrzeby diagnozy psychologiczno-psychiatryczno-pedagogicznej przez RODK w W. jest Prezes Sądu Okręgowego w W.. Prezes Sądu wyjaśnił także, iż dane osobowe zawarte w zbiorach przetwarzane są wyłącznie w zakresie,  w jakim przenoszone są one do treści opinii wydawanych przez RODK oraz w zakresie wykonywanego przez Ministra Sprawiedliwości nadzoru zwierzchniego zgodnie z art. 84 ustawy  z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich. Wskazano również, że teczki spraw kierowanych do RODK przez sąd przechowywane są przez okres 10 lat, wykaz alfabetyczny osób badanych w danym roku kalendarzowym przez okres 10 lat, wykaz spraw zleconych RODK przez Sąd – przez okres 10 lat, terminarz zajęć w RODK – przez okres 5 lat, zaś książka ewidencji spraw i pozostałe urządzenia ewidencyjne przez okres 5 lat. Ponadto, pismem z [...] sierpnia 2013 r. Skarżąca otrzymała odpowiedź od Prezesa Sądu Okręgowego w W. z informacją jakie jej dane osobowe znajdują się w dokumentach RODK. Jednocześnie postanowieniem z [...] sierpnia 2013 r. (nr [...]) Wiceprezes Sądu Okręgowego w W. odmówił Skarżącej udostępnienia danych osobowych przetwarzanych w Rodzinnym Ośrodku Diagnostyczno- Konsultacyjnym w W. w zakresie kopii sporządzonej opinii oraz wyników testów i protokołów badań. W uzasadnieniu wskazano, iż przedmiotowy wniosek w zakresie wydania kopii sporządzonej opinii nie zasługuje na uwzględnienie, gdyż ww. kopię Skarżąca otrzymała z Sądu, który zlecił jej wykonanie. W zakresie żądania udostępnienia wyników testów i protokołów badań, Wiceprezes Sądu zważył, iż wniosek ten również nie zasługuje na uwzględnienie, gdyż wyniki badań psychologicznych zawierają istotne dane na temat stanu poznawczego, emocjonalnego, rozwoju psychospołecznego osób badanych, a rozpowszechnienie powyższych informacji może naruszać dobra osobiste osób, których dotyczą wskazane wyniki testów i protokoły badań. Wiceprezes Sądu wskazał nadto, iż żądanie udostępnienia ww. informacji doprowadziłoby do obejścia przepisów ustawy o zawodzie psychologa i samorządzie ustawowym, a w szczególności art. 14 tejże ustawy, zgodnie z którym bez ograniczenia w czasie, psycholog ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji związanych z klientem, uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu oraz przestrzegać przepisów kodeksu etyczno-zawodowego psychologów przez Polskie Towarzystwo Psychologiczne.

Mając powyższe na uwadze, Skarżąca w treści skargi zwróciła się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o podjęcie działań mających na celu ochronę jej danych osobowych poprzez usunięcie uchybień w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Prezesa Sądu Okręgowego w W.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismami z [...] maja 2014 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych poinformował Skarżącą oraz Prezesa Sądu o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w sprawie oraz zwrócił się do Prezesa Sądu o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień.

W dniu [...] czerwca 2014 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Prezesa Sądu Okręgowego w W. ([...]), w którym wyjaśniono, iż Rodzinne Ośrodki Diagnostyczno- Konsultacyjne działają przy sądach okręgowych na podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 3 sierpnia 2001 r. w sprawie organizacji i zakresu działania rodzinnych ośrodków diagnostyczno-konsultacyjnych (Dz. U z 2001, nr 97, poz. 1063; dalej jako: „rozporządzenie”), zaś administratorem danych osobowych jest Prezes Sądu Okręgowego w W., w okręgu którego RODK w W. przy ul. [...] miał swoją siedzibę. Wobec powyższego, Prezes Sądu decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych tego ośrodka. Prezes Sądu wyjaśnił nadto, iż dane osobowe Skarżącej,  pozyskane w następstwie wypełnionych przez nią testów psychologicznych oraz zawarte w opinii RODK, przetwarzane były na podstawie art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, na zlecenie Sądu Rejonowego w W.,  w sprawie o sygnaturze akt [...], która obecnie jest oznaczona sygnaturą [...] w ramach zadań realizowanych przez rodzinne ośrodki diagnostyczno-konsultacyjne, określonych  w § 14 ww. rozporządzenia. Dane w RODK przetwarzane są wyłącznie w zakresie w jakim przenoszone są do treści opinii wydawanych przez ośrodek na zlecenie sądu i na potrzeby postępowania sądowego oraz w zakresie wykonywanego przez Ministra Sprawiedliwości nadzoru zwierzchniego, o którym mowa w art. 84 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o postepowaniu  w sprawach nieletnich. Prezes Sądu wyjaśnił jednocześnie, iż zakres przetwarzanych danych przez RODK określa szczegółowo § 12 rozporządzenia, który stanowi jednocześnie podstawę prawną do zbierania przez RODK tych danych. Prezes Sądu wskazał nadto, iż osoby przeprowadzające badania w RODK posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zaś dane Skarżącej, które zostały zgromadzone w testach psychologicznych, jak również informacje w nich zawarte zostały udostępnione jedynie Ministerstwu Sprawiedliwości na podstawie wniosku z [...] lutego 2013 r.,  w którym zwrócono się o nadesłanie całości dokumentacji badań Skarżącej w celu rozpoznania złożonej przez nią skargi. [...] marca 2013 r. dokumenty te po wykorzystaniu zostały zwrócone, natomiast innym podmiotom dane te nie były udostępniane. 

W odpowiedzi na pismo Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wzywające do złożenia wyjaśnień uzupełniających, Prezes Sądu wskazał, iż jest administratorem danych osobowych w RODK –pozyskanych zarówno w następstwie wypełnienia testów oraz zawartych w opinii wydanej na podstawie wypełnionych testów. Prezes Sądu wyjaśnił, iż ww. dane są przetwarzane w zbiorze o nazwie „Dokumenty ROD-K”, zaś Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno-Konsultacyjny w [...] aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącej w celu przygotowania teczek badań do archiwizacji. W RODK znajdują się dwie teczki badań z uwagi na fakt, iż w sprawie Pani A. D. wydawane były dwie opinie, tj. opinia z [...] lipca 2012 r. L.dz. [...] wydana zgodnie z postanowieniem z [...] marca 2012 r. w sprawie [...] oraz opinia uzupełniająca z [...] grudnia 2012 r. L.dz. [...] wydana zgodnie z zarządzeniem sądu z [...] grudnia 2012 r. w tej samej sprawie.

Prezes Sądu wyjaśnił, iż dane Skarżącej, zgromadzone w związku z wydawaniem opinii  do sprawy [...] znajdują się w teczce badania ([...]/12) w następujących dokumentach: opinii l.dz. [...] z [...] lipca 2012 r., protokołach z badania przeprowadzonego w dniach [...] i [...] maja 2013 r., oraz [...] i [...] czerwca 2013 r., notatce sporządzonej w związku z kontaktem Skarżącej  z RODK w dn. [...] kwietnia 2012 r., arkuszu odpowiedzi SPR Plopy, teście DKO wykonanym [...] czerwca 2012 r., EPQ-R Eysencka, kopii rachunku z [...] czerwca 2012 r., piśmie przewodnim sądu kierującym sprawę do opiniowania w RODK, piśmie kierownika RODK z [...] września 2012 r. kierowanym do Skarżącej dotyczącym zwrotu materiałów przesłanych przez ww. po zakończeniu diagnozy i wydaniu opinii. Prezes Sądu wyjaśnił nadto, iż w teczce badania ([...]) dane osobowe Skarżącej zawarte są w opinii uzupełniającej l.dz. [...] z [...] grudnia 2012 r. oraz kopii rachunku i kopii protokołów z badania przeprowadzonego [...] maja 2012 r. Dodatkowo, w aktach sprawy  sygn. akt  [...] (uprzednio sygn. [...]) Sądu Rejonowego w W. od [...] lipca 2012 r. znajduje się końcowa opinia wydana w RODK, natomiast w aktach sprawy nie znajdują się testy psychologiczne ani protokoły z badań, w oparciu o które sporządzono przedmiotową opinię.

Prezes Sądu wskazał także, iż Skarżąca kierowała do ww. następujące wnioski złożone na podstawie art. 32 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych: a) pismo z [...] maja 2013 r. oraz drogą mailową pismo z [...] czerwca 2013 r. – odpowiedź na oba pisma Skarżąca otrzymała w piśmie z [...] lipca 2013 r.; b) pismo z [...] lipca 2013 r., na które Skarżąca otrzymała odpowiedź w piśmie z [...] sierpnia 2013 r. oraz wobec którego wydano postanowienie z dnia [...] sierpnia 2013 r. (nr [...]).

Pismem z [...] września 2017 r. (sygn. [...]) Prezes Sądu wyjaśnił, iż podtrzymuje dotychczas złożone wyjaśnienia w sprawie. Prezes Sądu wskazał jednocześnie, iż z dniem [...] stycznia 2016 r. Rodzinne Ośrodki Diagnostyczno-Konsultacyjne w W. zmieniły swoją nazwę na Opiniodawcze Zespoły Sądowych Specjalistów [...] (dalej jako: „OZSS”), zaś zmiana ta ma związek z wejściem w życie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów. W związku z przekształceniem Rodzinnych Ośrodków Diagnostyczno Konsultacyjnych w Opiniodawcze Zespoły Sądowych Specjalistów, RODK  w W.został przekształcony w II OZSS, którego administratorem danych osobowych jest Prezes Sądu Okręgowego w W., natomiast dane osobowe II OZSS przetwarzane są w zbiorze danych o nazwie „Dokumentacja OZSS” w siedzibie przy ul. [...] Prezes Sądu uściślił nadto, iż nie zmieniła się podstawa prawna ani cel przetwarzania danych osobowych Skarżącej i w dalszym ciągu są one przetwarzane w związku z archiwizacją dokumentacji dotyczącej jej sprawy.

W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 r. poz. 1000 ze zm.), 25 maja 2018 r. Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922 ze zm.) zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.). Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W odpowiedzi na pismo Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z [...] marca 2019 r., Prezes Sądu wyjaśnił, iż Opiniodawcze Zespoły Sądowych Specjalistów działają na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U z 2015 r., poz. 1418), zaś na podstawie art. 1 ust. 1 ww. ustawy, OZSS mają za zadanie sporządzanie, na zlecenie sądu lub prokuratora, opinii w sprawach rodzinnych i opiekuńczych oraz w sprawach nieletnich, na podstawie przeprowadzonych badań psychologicznych, pedagogicznych lub lekarskich. Czynności wykonywane przez OZSS regulują przepisy wykonawcze do ww. ustawy, tj. Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 1 lutego 2016 r. w sprawie ustalenia standardów metodologii opiniowania w opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. Urz. z dnia 18 lutego 2016 r., poz. 76). Prezes Sądu wskazał jednocześnie, iż w myśl art. 9.3 ww. zarządzenia, materiały pochodzące z badania, stanowiące podstawę wydania opinii, nie mogą być udostępniane osobom badanym. Prezes Sądu wyjaśnił także, iż obecnie dane osobowe Skarżącej, pozyskane w następstwie wypełnienia testów psychologicznych, wykonanych na zlecenie Sądu Rejonowego w W. w sprawie o sygn. [...] przechowywane są w podręcznym archiwum II Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów. Prezes Sądu wskazał nadto, iż zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w Sądzie Okręgowym w W., wprowadzonym Zarządzeniem nr [...] Prezesa Sądu Okręgowego w W. z dnia [...] października 2016 r. w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w W., dokumenty będące przedmiotem skargi stanowią dokumentację niearchiwalną (kategoria archiwalna B10; symbol klasyfikacyjny 5182, hasło klasyfikacyjne: „Protokoły i materiały z przeprowadzonych badań psychologicznych i lekarskich”. Prezes Sądu uściślił nadto, iż wobec powyższego, dokumentacja Skarżącej będzie przechowywana do daty, po której dokumentacja może ulec brakowaniu, co będzie jednoznaczne z usunięciem danych.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował pismami z [...] marca 2019 r. Skarżącą oraz Prezesa Sądu o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje.

Powołana wyżej ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o ochronie danych osobowych  i w zależności od występujących w sprawie ustaleń – albo wydaje nakaz lub zakaz, albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 1 przywołanej ustawy, każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, a przetwarzanie tych danych, w znaczeniu, o którym mowa w art. 7 pkt 2 tej ustawy, dopuszczalne jest tylko ze względu na określone dobra, tj. dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą lub dobro osoby trzeciej i tylko w zakresie oraz trybie określonym ustawą. Mając zatem na uwadze powyższe, stosując przepisy tej ustawy, należy za każdym razem wyważać dobra, które legły u jej podstaw.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U z 2015 r., poz. 1418), OZSS mają za zadanie sporządzanie,  na zlecenie sądu lub prokuratora, opinii w sprawach rodzinnych i opiekuńczych oraz w sprawach nieletnich, na podstawie przeprowadzonych badań psychologicznych, pedagogicznych lub lekarskich. Realizacja zadań następuje wskutek zlecenia wydawanego przez sąd lub prokuratora. Podstawą wydawanych opinii są przeprowadzone badania psychologiczne, pedagogiczne lub lekarskie. Odmiennie niż poprzednio, bardziej precyzyjnie wskazano osoby wchodzące w skład zespołu. Są to specjaliści z zakresu psychologii, pedagogiki, pediatrii, medycyny rodzinnej, chorób wewnętrznych, psychiatrii oraz psychiatrii dzieci i młodzieży.

Nadto, art. 4 ust. 1 ww. ustawy ustanawia nadzór Ministra Sprawiedliwości nad działalnością OZSS w zakresie przestrzegania standardów metodologii opiniowania i procedury badań psychologicznych, pedagogicznych lub lekarskich, a także terminowości sporządzania opinii oraz nad wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem przez zespoły, na zlecenie sądu, mediacji, przeprowadzania wywiadów środowiskowych w sprawach nieletnich oraz prowadzenia poradnictwa specjalistycznego dla małoletnich, nieletnich i ich rodzin. Dodatkowo, zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o OZSS, Minister Sprawiedliwości, po zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw zdrowia i ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, ustala, w drodze zarządzenia, standardy metodologii opiniowania dla zespołów.

Aktem wykonawczym do ustawy z ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów jest wydane przez Ministra Sprawiedliwości zarządzenie z 1 lutego 2016 r. w sprawie ustalenia standardów metodologii opiniowania w opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów. Uzasadnieniem wprowadzenia w życie tych zmian była dbałość zarówno  o osoby objęte badaniem (w sposób zapewniający bardziej świadomy w nim udział), jak  i specjalistów odpowiedzialnych za jego przebieg. W zarządzeniu określono: 1) zasady postępowania kierownika zespołu i specjalistów; 2) procedury badania i metodologię opiniowania (jako gwarancję prawidłowej realizacji zleceń, w tym szczególnie ochronę małoletnich i nieletnich oraz zgodności stosowanych metod i technik badawczych z aktualną wiedzą z zakresu psychologii, pedagogiki  i nauk medycznych); 3) etapy procesu diagnostycznego; 4) zasady postępowania w przypadkach szczególnych; 5) wymogi dotyczące procesu diagnostycznego; 6) schemat opinii w sprawach rodzinnych i opiekuńczych oraz nieletnich.

W myśl § 5 zarządzenia proces diagnostyczny składa się z trzech etapów. Pierwszym jest zapoznanie się z aktami sprawy, przygotowanie do badania (w tym zwłaszcza zaplanowanie organizacji badania uwzględniając warunki obiektywne, np. lokalowe opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, jak i subiektywne, np. postawę osób badanych) oraz przygotowanie miejsca i odpowiednich warunków badania. Drugi etap to dość szeroko zakreślone badanie właściwe. Obejmuje on wszystkie czynności związane z bezpośrednim kontaktem z osobami badanymi.  W trakcie tego etapu zespół potwierdza tożsamość osób badanych, udziela tym osobom stosownych informacji, jak również odbiera pisemną zgodę na udział w badaniu. Zakres przekazywanych informacji dotyczy: celu i planu badania, zakazu rejestracji jego przebiegu, możliwości przerwania badania oraz odstąpienia od niego (w sytuacji nieprzestrzegania zakazu rejestracji), udziału  w badaniu wyłącznie osób wskazanych w zleceniu, wykorzystania danych w celu sporządzenia opinii. W dalszej kolejności zespół przeprowadza badanie. O jego zakończeniu informuje osoby badane. Osobom tym udziela też informacji w zakresie terminu sporządzenia opinii oraz możliwości zgłaszania uwag co do przebiegu badania. Etap trzeci sprowadza się do opracowania zebranego materiału (analizy i interpretacji wyników badania, integracji danych), poddania go konsultacjom w zespole oraz sporządzenia opinii pisemnej.

Warunki przeprowadzania badania określa § 9. Zgodnie z punktem 1 mają one zapewniać dyskrecję i bezpieczeństwo. W punkcie 4 zostały wymienione podstawowe metody badawcze. Wśród nich znalazły się: analiza akt sprawy, wywiady z badanymi, obserwacja zachowań oraz wzajemnych relacji osób badanych.  Techniki badawcze, zgodnie z § 9 pkt 7, są określane jako jeden z instrumentów procesu diagnozowania. Diagnoza końcowa natomiast to wynik „całościowej analizy, interpretacji i integracji danych pozyskanych wszystkimi metodami badawczymi”.

Z punktu widzenia niniejszej sprawy, decydujące znaczenie ma § 9 pkt 3 ww. zarządzenia, zgodnie z którym, materiały pochodzące z badania, stanowiące podstawę wydania opinii, nie mogą być udostępniane osobom badanym.

 Odnosząc się do zarzutów stawianych przez Skarżącą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił, iż Prezes Sądu ustosunkował się do pism Skarżącej zawierających żądanie wykonania ustawowego obowiązku informacyjnego, wniosków złożonych na podstawie  art. 32 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wskazać bowiem należy,  że odpowiedź na wniosek z [...] maja 2013 r. oraz drogą mailową pismo z [...] czerwca 2013 r. –Skarżąca otrzymała pismem z [...] lipca 2013 r., zaś odpowiedź na wniosek z [...] lipca 2013 r., Skarżąca otrzymała pismem z [...] sierpnia 2013 r. oraz wobec którego wydano postanowienie z [...] sierpnia 2013 r. (nr [...]).

Prezes Urzędu ustalił nadto, iż obecnie dane osobowe Skarżącej, pozyskane w następstwie wypełnienia testów psychologicznych, wykonanych na zlecenie Sądu Rejonowego w W. w sprawie o sygn. akt [...] przechowywane są w podręcznym archiwum II Opiniodawczego Zespołu Sądowych Specjalistów, zaś zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w Sądzie Okręgowym w W., wprowadzonym Zarządzeniem nr [...] Prezesa Sądu Okręgowego w W. z dnia [...] października 2016 r. w porozumieniu  z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie, dokumenty będące przedmiotem skargi stanowią dokumentację niearchiwalną (kategoria archiwalna B10; symbol klasyfikacyjny 5182, hasło klasyfikacyjne: „Protokoły i materiały z przeprowadzonych badań psychologicznych i lekarskich”. Prezes Sądu uściślił nadto, iż wobec powyższego, dokumentacja Skarżącej będzie przechowywana do daty, po której dokumentacja może ulec brakowaniu, co będzie jednoznaczne z usunięciem danych. Prezes Sądu wskazał także, iż osoby przeprowadzające badania w RODK (obecnie: OZSS) posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zaś dane Skarżącej, które zostały zgromadzone w testach psychologicznych, jak również informacje w nich zawarte zostały udostępnione jedynie Ministerstwu Sprawiedliwości na podstawie wniosku z [...] lutego 2013 r., w którym zwrócono się o nadesłanie całości dokumentacji badań Skarżącej w celu rozpoznania złożonej przez nią skargi. [...] marca 2013 r. dokumenty te po wykorzystaniu zostały zwrócone, natomiast innym podmiotom dane te nie były udostępniane.  Podkreślenia wymaga nadto, iż zgodnie z § 9 pkt 3 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z 1 lutego 2016 r., materiały pochodzące z badania, stanowiące podstawę wydania opinii, nie mogą być udostępniane osobom badanym.

Mając powyższe na względzie należy stwierdzić, iż sposób postępowania Prezesa Sądu Okręgowego w W. w omawianym zakresie nie budzi wątpliwości.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 poz. 2096 ze zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.